Qu’est-ce qu’Adobe Experience Manager (AEM) Forms : Présentation détaillée

Taux d’abandon de formulaire. Que cache cette métrique ? Des opportunités manquées. Des processus défaillants. Des clients frustrés. Et une équipe qui n’a pas assez de temps dans une journée pour tout réparer.

Nous pouvons difficilement nous passer de remplir des formulaires dans de nombreux aspects de notre activité – de l’acquisition de clients à l’intégration des employés, en passant par le dépôt d’informations auprès des autorités. Qu’est-ce qui pourrait faire des formulaires une bonne expérience pour toutes les parties, en toutes circonstances ?

Utiliser la bonne technologie aiderait beaucoup. La question est : quel est le meilleur outil sur le marché pour créer, gérer et publier des formulaires numériques ? Chez Axamit, nous nous portons garants d’Adobe Experience Manager Forms, et dans cet article, nous en examinerons les capacités pour vous montrer pourquoi.

Qu’est-ce qu’Adobe Experience Manager Forms ?

Avec Sites et Assets, Forms est l’un des piliers de la solution complète Adobe Experience Manager pour la création de sites web et d’applications mobiles. Avec AEM Forms, vous pouvez créer des expériences client qui leur permettent d’accéder, de remplir, de signer et de renvoyer des formulaires à l’aide d’applications en libre-service sur n’importe quel appareil.

Architecture d’AEM Forms

Du point de vue technologique, AEM Forms est un module séparé que vous pouvez ajouter au logiciel Experience Manager de base. Que vous ayez Experience Manager 6.5 déployé sur site, sous forme de services gérés, ou en tant que services cloud, il existe un package logiciel Forms adapté à votre CMS.

Au niveau du backend, AEM Forms utilise des services qui font partie intégrante de la pile AEM principale, par exemple, un référentiel de contenu et un moteur de workflow. Il ajoute également un ensemble de services spécifiques qui permettent, par exemple, de créer, d’assembler, de distribuer et d’archiver des documents PDF, d’ajouter des signatures numériques pour limiter l’accès aux documents et de décoder les formulaires à code-barres.

Côté auteur de l’application AEM, le module Forms offre une interface aux utilisateurs AEM CMS, aux designers et aux développeurs. Il leur permet de créer et de modifier des formulaires adaptatifs dans AEM, de télécharger d’autres types de formulaires créés en externe et de gérer ces actifs via la console Forms Manager.

Côté publication de l’application AEM, le module Forms ajoute des fonctionnalités qui permettent l’affichage de formulaires destinés aux clients sur les sites web et les applications mobiles, et le transport des données brutes soumises vers les moteurs de traitement.

Côté traitement, les données brutes collectées sont acheminées vers un référentiel sécurisé derrière le pare-feu et sont traitées à l’aide des Workflows AEM. Les workflows peuvent également enregistrer les données finales traitées dans des magasins de données externes.

En substance, l’architecture AEM Forms englobe les services principaux d’AEM, des services de formulaires spécialisés, une couche web pour la création et l’affichage de formulaires, des API REST pour l’intégration, et prend en charge de multiples options de déploiement.

Intégrations AEM Forms

AEM Forms s’intègre nativement avec d’autres applications de l’Adobe Experience Cloud. Ces connexions favorisent l’échange de données au sein de l’écosystème technologique Adobe, étendent les capacités de vos formulaires numériques et vous aident à optimiser les expériences client.

• With Adobe Target, you can conduct A/B testing on new versions of forms and automatically publish the ones that perform better.
  • Avec Adobe Analytics, vous pouvez analyser la manière dont les utilisateurs interagissent avec les formulaires, identifier les abandons de formulaire au niveau des champs et obtenir des informations pour améliorer la conversion.
  • Avec Adobe Sensei AI, vous pouvez accélérer la conversion automatisée des formulaires existants en formulaires adaptatifs et extraire des fragments réutilisables.
  • Avec Acrobat Sign, vous pouvez capturer en toute sécurité des signatures électroniques légalement contraignantes pour garantir l’authenticité des informations soumises.

De plus, Adobe propose des API et la documentation associée pour connecter Experience Manager Forms à presque toutes les applications tierces de votre choix. Cela rend les formulaires AEM faciles à implémenter dans votre écosystème technologique existant.

Types de formulaires numériques dans AEM

Les formulaires AEM vous permettent d’implémenter trois types de formulaires numériques.

Vous pouvez les choisir en fonction du cas d’utilisation, des normes de votre secteur ou de la maturité des processus opérationnels de votre entreprise.

À mesure que l’infrastructure technologique de votre entreprise évolue, vous pouvez progressivement passer des simples formulaires PDF en ligne, aux formulaires entièrement numériques qui optimisent les processus, jusqu’aux formulaires adaptatifs qui garantissent une excellente expérience pour vos employés et vos clients.

Comment fonctionnent les formulaires AEM

Examinons le flux de travail étape par étape de l’utilisation d’AEM Forms pour acquérir une compréhension complète de la manière dont les utilisateurs professionnels tirent parti des formulaires dans leurs opérations quotidiennes.

1. Un concepteur crée un nouveau formulaire en utilisant des composants prédéfinis ou en convertissant un formulaire PDF en un formulaire adaptatif.
2. Le concepteur examine et approuve le formulaire à l’aide du moteur de workflow.
3. Après approbation, le formulaire est publié pour que les utilisateurs finaux puissent y accéder.
4. Les utilisateurs finaux remplissent le formulaire, certains champs étant automatiquement préremplis.
5. Adobe Analytics surveille les interactions des utilisateurs avec le formulaire, en suivant le temps passé sur chaque champ et en identifiant les champs qui poussent les utilisateurs à l’abandonner.
6. Un utilisateur remplit le formulaire et le soumet. Si une signature est requise, le workflow du formulaire génère un PDF à signer à l’aide d’Adobe Sign.
7. Les données soumises sont transférées vers le référentiel AEM ou une base de données connectée.
8. Un document d’enregistrement (DoR) est créé et archivé pour référence future.

Vous avez maintenant une idée du fonctionnement d’AEM Forms, depuis la création du formulaire jusqu’à la soumission et le traitement des données.

Fonctionnalités et capacités d’AEM Forms

Qu’est-ce qui distingue AEM Forms des autres solutions ? Jetez un œil à la liste des fonctionnalités disponibles à différentes étapes de l’utilisation des formulaires, pour avoir une idée de son utilité.

Création de formulaires

• Dépôt de contenu centralisé. Utilisez un emplacement de stockage centralisé et une interface conviviale pour créer, modifier et gérer des formulaires à des fins professionnelles.
• Éditeur de thèmes et de modèles. Glissez-déposez simplement des composants standard tels que des champs de texte, des menus déroulants, des boutons, des graphiques et la capture de signatures électroniques. Vous pouvez utiliser des thèmes de style et des modèles de formulaires prédéfinis ou créer les vôtres à partir de zéro.
• Fragments de formulaire réutilisables. Vous pouvez créer des fragments réutilisables, tels que des blocs d’adresse ou des paragraphes de texte standard, et les partager sur plusieurs formulaires, pour des mises à jour groupées facilitées.
• Services de localisation. Localisez les formulaires et les communications en tirant parti de workflows qui se connectent aux services de traduction automatique ou humaine.
• Aperçu multicanal. Avant la publication, vous pouvez prévisualiser l’apparence des formulaires sur divers appareils et écrans.

Expérience utilisateur

• Adaptabilité basée sur des règles. Pour faciliter le remplissage des formulaires sur n’importe quel appareil, vous pouvez les organiser en sections qui se mettent à jour automatiquement en fonction des saisies de l’utilisateur.
• Préremplissage des données. Vous pouvez pré-remplir les champs de formulaire en vous intégrant à des systèmes CRM et des connexions sociales, ou en utilisant des services web pour remplir les champs basés sur les saisies précédentes de l’utilisateur.
• Scan de codes-barres. Pour gagner du temps de saisie, offrez aux utilisateurs la possibilité de saisir des données à l’aide d’une caméra, d’un lecteur de codes-barres ou de la reconnaissance vocale.
• Validation d’identité. Capturez des signatures électroniques sécurisées et conformes grâce à une intégration transparente avec Adobe Sign.
• Validation des champs de formulaire. Pour minimiser les erreurs, fournissez une assistance contextuelle et validez les champs de formulaire tels que le numéro de téléphone et l’adresse.
• Enregistrer et reprendre. Les clients peuvent enregistrer leurs formulaires incomplets et y revenir plus tard pour les finaliser, même s’ils changent d’appareil.

Traitement des données

• Espace de travail de traitement. Traitez les demandes de formulaire soumises en créant des flux de travail numériques via une interface simple de glisser-déposer.
• Cadre d’intégration des données. Améliorez la vitesse d’intégration de vos applications back-end et tierces en utilisant un outil de cadre de données. Vous pouvez créer des modèles de données agnostiques au système pour les formulaires ou utiliser des connecteurs prêts à l’emploi pour les CRM populaires.
• Adobe Sign. Prend en charge les exigences complexes en matière de signature électronique, y compris les signataires multiples, les flux de travail de signature séquentiels et parallèles, la signature par des utilisateurs anonymes et la vérification de l’identité des signataires.
• Flux de travail numériques. Utilisez des flux de travail de génération de documents pour créer automatiquement, puis archiver des enregistrements officiels sous forme de documents PDF personnalisés.

Avec autant de tâches impliquées dans la collecte et le traitement des données, la liste des fonctionnalités puissantes d’AEM Forms peut s’allonger. Voyons comment cette solution puissante peut bénéficier à votre entreprise.

Avantages de l’utilisation d’AEM Forms

Les entreprises et les organisations du secteur public ont accès à diverses méthodes pour améliorer leurs processus de création et de gestion de formulaires. La mise en œuvre d’AEM Forms entraîne généralement plusieurs avantages à court terme :

• Modernisez et optimisez les formulaires. Grâce à la conversion automatisée de formulaires alimentée par l’IA et l’apprentissage automatique, convertissez les fichiers PDF ou XDP en formulaires adaptatifs adaptés aux mobiles.
• Augmentez le taux de conversion des inscriptions numériques. Utilisez le pré-remplissage des champs de formulaire à partir des systèmes back-end, ce qui permet des interactions fluides et la mesure des taux d’abandon au niveau des champs de formulaire.
• Réduisez le coût de traitement des demandes. En utilisant des flux de travail numériques de bout en bout et des signatures électroniques, vous pouvez rationaliser les tâches fastidieuses et minimiser l’utilisation du papier.
• Communications interactives multicanal. Fournir des formulaires réactifs et interactifs pour tous les appareils et offrir des expériences personnalisées avec des fonctionnalités de formulaire dynamiques.
• Accroître l’agilité et l’échelle de l’entreprise. Permettre aux utilisateurs métier de créer, publier et gérer des collections de formulaires et de documents centralisées via une interface utilisateur intuitive par glisser-déposer.
• Améliorer la conformité réglementaire. Assurer la transmission sécurisée des informations personnelles via les formulaires, crypter les documents sensibles et générer des enregistrements pour les pistes d’audit.

La mise en œuvre d’AEM Forms équipe les entreprises d’une solution puissante qui simplifie la gestion des formulaires, améliore l’expérience utilisateur, accroît l’efficacité, facilite l’intégration et fournit des informations précieuses basées sur les données pour une amélioration continue.

Cas d’utilisation d’AEM Forms

AEM Forms s’est imposé comme un outil précieux dans divers contextes, offrant des solutions robustes pour la gestion des formulaires et la simplification des signatures électroniques. Dans certains cas, AEM Forms s’est avéré particulièrement utile. Examinons quelques exemples de ses applications.

Santé

• Inscription des patients. Saisir les informations démographiques et l’historique médical des patients.
• Demandes de renouvellement d’ordonnance. Permettre aux patients de demander des renouvellements de médicaments via des formulaires électroniques.
• Formulaires de consentement : Faciliter les signatures sur les formulaires pour les procédures ou traitements médicaux.

Services Financiers

• Ouverture de compte. Intégration simplifiée avec des formulaires numériques et des accords de signature électronique.
• Mises à jour de compte. Les clients soumettent des modifications de leurs informations personnelles via des applications.
• Demandes de prêt. Les emprunteurs remplissent des demandes en ligne et signent électroniquement les contrats de prêt.

Ressources Humaines

• Intégration des employés. Numérisation des documents d’embauche et des contrats de travail.
• Évaluations de performance. Processus d’évaluation de performance automatisé avec des formulaires électroniques pour les auto-évaluations et les revues de manager.
• Processus de départ des employés. Offboarding avec des formulaires numériques pour les entretiens de départ, les formulaires de décharge et les règlements finaux.

Gouvernement et Secteur Public

• Déclarations fiscales. Les particuliers et les entreprises déclarent leurs impôts en ligne via des formulaires électroniques sécurisés.
• Renouvellement de licences. Renouvellement de licences simplifié grâce à des formulaires en ligne et des signatures électroniques.
• Demandes de prestations gouvernementales. Demande simplifiée pour les programmes d’aide.

AEM Forms offre des possibilités infinies pour diverses industries. Il peut aider votre entreprise à numériser et à améliorer les processus basés sur des formulaires, ce qui conduit à une meilleure efficacité opérationnelle et à une satisfaction client accrue.

En conclusion

La plateforme AEM Forms offre un moyen innovant et efficace de gérer les formulaires. Elle vous permet de vous affranchir des contraintes traditionnelles et de moderniser les pratiques d’inscription, ce qui se traduit par une efficacité accrue et une meilleure satisfaction client.

Si l’idée vous plaît mais que vous ne savez pas par où commencer, n’hésitez pas à nous contacter pour une consultation. En tant que partenaire Adobe Solution fiable, Axamit a acquis une expertise en implémentation d’Experience Manager. Notre équipe d’experts est prête à vous aider avec AEM Forms et à s’assurer que vous les utilisez à leur plein potentiel.

FAQ

Quelle est la différence entre les formulaires AEM et les formulaires adaptatifs ?

AEM Forms désigne la plateforme logicielle développée par Adobe qui permet aux entreprises de créer, gérer et déployer différents types de formulaires numériques. Les formulaires adaptatifs sont une catégorie spécifique de formulaires numériques qui peuvent être créés au sein de cette plateforme.

AEM Forms peut-il s’intégrer à d’autres produits Adobe, tels qu’Adobe Sign ou Adobe Experience Cloud ?

AEM Forms s’intègre à Acrobat Sign pour les signatures électroniques et aux applications Adobe Experience Cloud, telles qu’Adobe Analytics, Target et Campaign. Ces intégrations aident à rationaliser les opérations, à analyser les performances des formulaires et à améliorer l’expérience client.