Was ist Adobe Experience Manager (AEM) Forms: Ausführliche Übersicht

Formularabbruchrate. Was verbirgt sich hinter dieser Kennzahl? Verlorene Geschäftschancen. Fehlerhafte Prozesse. Frustrierte Kunden. Und ein Team, das nicht genug Zeit am Tag hat, um alles zu beheben.

Wir kommen in vielen Aspekten unseres Geschäfts kaum ohne das Ausfüllen von Formularen aus – von der Kundenakquise über die Mitarbeiteranmeldung bis hin zur Übermittlung von Informationen an Behörden. Was könnte Formulare unter allen Umständen zu einer guten Erfahrung für alle Beteiligten machen?

Der Einsatz der richtigen Technologie würde viel helfen. Die Frage ist, welches das beste Tool auf dem Markt ist, um digitale Formulare zu erstellen, zu verwalten und zu veröffentlichen? Bei Axamit setzen wir auf Adobe Experience Manager Forms, und in diesem Artikel geben wir einen Überblick über seine Funktionen, um Ihnen zu zeigen, warum.

Was ist Adobe Experience Manager Forms?

Zusammen mit Sites und Assets ist Forms eine der Säulen der umfassenden Adobe Experience Manager Lösung für die Erstellung von Websites und mobilen Apps. Mit AEM Forms können Sie Kundenerlebnisse schaffen, die es ihnen ermöglichen, Formulare mithilfe von Self-Service-Anwendungen auf jedem Gerät aufzurufen, auszufüllen, zu unterschreiben und zurückzusenden.

AEM Forms Architektur

Aus technologischer Sicht ist AEM Forms ein separates Modul, das Sie der Kern-Software von Experience Manager hinzufügen können. Egal, ob Sie Experience Manager 6.5 lokal, als Managed Services oder als Cloud Services bereitgestellt haben, es gibt ein passendes Forms-Softwarepaket für Ihr CMS.

Im Backend nutzt AEM Forms Dienste, die ein integraler Bestandteil des zentralen AEM-Stacks sind, zum Beispiel ein Content-Repository und eine Workflow-Engine. Es fügt auch eine Reihe spezifischer Dienste hinzu, die es beispielsweise ermöglichen, PDF-Dokumente zu erstellen, zusammenzustellen, zu verteilen und zu archivieren, digitale Signaturen zur Begrenzung des Dokumentenzugriffs hinzuzufügen und Barcode-Formulare zu dekodieren.

Auf der Autor -Seite der AEM-Anwendung bietet das Forms-Modul eine Benutzeroberfläche für AEM CMS-Benutzer, Designer und Entwickler. Es ermöglicht ihnen, adaptive Formulare in AEM zu erstellen und zu bearbeiten, extern erstellte Formulare anderer Typen hochzuladen und diese Assets über die Forms Manager Konsole zu verwalten.

Auf der Veröffentlichungs -Seite der AEM-Anwendung fügt das Forms-Modul Funktionen hinzu, die die Anzeige kundenorientierter Formulare auf Websites und mobilen Apps ermöglichen und die rohen, übermittelten Daten an Verarbeitungs-Engines übertragen.

Auf der Verarbeitungs -Seite gelangen die gesammelten Rohdaten in ein sicheres, hinter der Firewall befindliches Repository und werden mithilfe von AEM Workflows verarbeitet. Die Workflows können die finalen verarbeiteten Daten auch in externen Datenspeichern speichern.

Im Wesentlichen umfasst die AEM Forms-Architektur die wichtigsten Dienste von AEM, spezialisierte Formulardienste, eine Webschicht zur Erstellung und Anzeige von Formularen, REST-APIs für die Integration und unterstützt mehrere Bereitstellungsoptionen.

AEM Forms-Integrationen

AEM Forms lässt sich nativ in andere Anwendungen der Adobe Experience Cloud integrieren. Diese Verbindungen fördern den Datenaustausch innerhalb des Adobe Technologie-Ökosystems, erweitern die Möglichkeiten Ihrer digitalen Formulare und helfen Ihnen, Kundenerlebnisse zu optimieren.

• With Adobe Target, you can conduct A/B testing on new versions of forms and automatically publish the ones that perform better.
  • Mit Adobe Analytics können Sie analysieren, wie Benutzer mit Formularen interagieren, Formularabbrüche auf Feldebene identifizieren und Erkenntnisse zur Verbesserung der Konversion gewinnen.
  • Mit Adobe Sensei AI können Sie die automatisierte Umwandlung von Legacy-Formularen in responsive Formulare beschleunigen und wiederverwendbare Fragmente extrahieren.
  • Mit Acrobat Sign können Sie elektronische Signaturen sicher erfassen, die rechtsverbindlich sind, um die Authentizität der übermittelten Informationen zu gewährleisten.

Darüber hinaus bietet Adobe APIs und die dazugehörige Dokumentation, um Experience Manager Forms mit nahezu jeder Drittanbieteranwendung Ihrer Wahl zu verbinden. Dies erleichtert die Implementierung von AEM Forms in Ihr bestehendes Technologie-Ökosystem.

Arten digitaler Formulare in AEM

AEM Forms ermöglichen Ihnen die Implementierung von drei Arten digitaler Formulare.

Sie können sie basierend auf dem Anwendungsfall, Ihren Branchenstandards oder der operativen Prozessreife Ihres Unternehmens auswählen.

Wenn sich die Technologieinfrastruktur Ihres Unternehmens weiterentwickelt, können Sie schrittweise von einfachen Online-PDF-Formularen über vollständig digitale Formulare, die Prozesse optimieren, zu adaptiven Formularen übergehen, die sowohl Ihren Mitarbeitern als auch Ihren Kunden eine hervorragende Erfahrung gewährleisten.

So funktioniert AEM Forms

Lassen Sie uns den schrittweisen Workflow der Verwendung von AEM Forms genauer betrachten, um ein umfassendes Verständnis dafür zu gewinnen, wie Geschäftsbenutzer Formulare in ihren täglichen Abläufen nutzen.

1. Ein Designer erstellt ein neues Formular, indem er vorgefertigte Komponenten verwendet oder ein PDF-Formular in ein adaptives Formular umwandelt.
2. Der Designer überprüft und genehmigt das Formular mithilfe der Workflow-Engine.
3. Nach der Genehmigung wird das Formular für Endbenutzer zur Verfügung gestellt.
4. Endbenutzer füllen das Formular aus, wobei einige Felder automatisch vorausgefüllt werden.
5. Adobe Analytics überwacht die Interaktionen der Benutzer mit dem Formular, verfolgt die in jedem Feld verbrachte Zeit und identifiziert die Felder, die Benutzer dazu veranlassen, das Formular abzubrechen.
6. Ein Benutzer füllt das Formular aus und sendet es ab. Wenn eine Unterschrift erforderlich ist, generiert der Workflow des Formulars ein PDF, das mit Adobe Sign unterzeichnet werden kann.
7. Die übermittelten Daten werden in das AEM-Repository oder eine verbundene Datenbank übertragen.
8. Ein Dokument of Record (DoR) wird erstellt und zur späteren Referenz archiviert.

Jetzt haben Sie eine Vorstellung davon, wie AEM Forms funktioniert, von der Formularerstellung über die Übermittlung bis hin zur Datenverarbeitung.

AEM Forms Funktionen und Möglichkeiten

Was unterscheidet AEM Forms von anderen Lösungen? Werfen Sie einen Blick auf die Liste der Funktionen, die Ihnen in verschiedenen Phasen der Arbeit mit Formularen zur Verfügung stehen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie nützlich es sein kann.

Formularerstellung

• Zentralisiertes Inhalts-Repository. Nutzen Sie einen zentralisierten Speicherort und eine benutzerfreundliche Oberfläche, um Formulare für Geschäftszwecke zu erstellen, zu ändern und zu überwachen.
• Theme- und Vorlagen-Editor. Ziehen Sie einfach Standardkomponenten wie Textfelder, Dropdown-Menüs, Schaltflächen, Diagramme und elektronische Signaturen per Drag & Drop. Sie können vorgefertigte Stilthemen und Formularvorlagen verwenden oder eigene von Grund auf neu erstellen.
• Wiederverwendbare Formularfragmente. Sie können wiederverwendbare Fragmente erstellen, wie z.B. Adressblockfelder oder Standardtextabsätze, und diese für einfache Massenaktualisierungen über mehrere Formulare hinweg teilen.
• Lokalisierungsdienste. Lokalisieren Sie Formulare und Kommunikationen, indem Sie Workflows nutzen, die mit maschinellen oder menschlichen Übersetzungsdiensten verbunden sind.
• Multichannel-Vorschau. Vor der Veröffentlichung können Sie eine Vorschau anzeigen, wie Formulare auf verschiedenen Geräten und Bildschirmen dargestellt werden.

Benutzererfahrung

• Regelbasierte Adaptivität. Um das Ausfüllen von Formularen auf jedem Gerät zu erleichtern, können Sie diese in Abschnitte unterteilen, die sich automatisch basierend auf der Benutzereingabe aktualisieren.
• Datenvorbelegung. Sie können Formularfelder vorab ausfüllen, indem Sie CRM-Systeme und soziale Logins integrieren oder Webdienste nutzen, um Felder basierend auf früheren Benutzereingaben zu füllen.
• Barcode-Scan. Um Zeit beim Tippen zu sparen, bieten Sie Benutzern die Möglichkeit, Daten über eine Kamera, einen Barcode-Scanner oder Spracherkennung einzugeben.
• ID-Validierung. Erfassen Sie sichere und konforme E-Signaturen durch nahtlose Integration mit Adobe Sign.
• Formularfeldvalidierung. Um Fehler zu minimieren, bieten Sie kontextsensitive Unterstützung und validieren Sie Formularfelder wie Telefonnummer und Adresse.
• Speichern und Fortsetzen. Klienten können ihre unvollständigen Formulare speichern und später zur Vervollständigung zurückkehren, selbst wenn sie zu einem anderen Gerät wechseln.

Datenverarbeitung

• Verarbeitungsarbeitsbereich. Bearbeiten Sie eingereichte Formularanwendungen, indem Sie digitale Workflows über eine einfache Drag-and-Drop-Oberfläche erstellen.
• Datenintegrations-Framework. Verbessern Sie die Geschwindigkeit der Integration Ihrer Backend- und Drittanbieter-Anwendungen durch die Verwendung eines Daten-Framework-Tools. Sie können systemunabhängige Datenmodelle für Formulare erstellen oder sofort einsatzbereite Konnektoren zu gängigen CRMs nutzen.
• Adobe Sign. Unterstützt komplexe Anforderungen an elektronische Signaturen, einschließlich mehrerer Unterzeichner, sequenzieller und paralleler Signatur-Workflows, anonymer Benutzerunterzeichnung und Verifizierung der Unterzeichneridentität.
• Digitale Workflows. Nutzen Sie Workflows zur Dokumentenerstellung, um offizielle Aufzeichnungen automatisch als gebrandete PDF-Dokumente zu erstellen und anschließend zu archivieren.

Angesichts der vielen Aufgaben, die mit der Datenerfassung und -verarbeitung verbunden sind, lässt sich die Liste der leistungsstarken AEM Forms-Funktionen fortsetzen. Lassen Sie uns sehen, wie diese leistungsstarke Lösung Ihrem Unternehmen zugutekommen kann.

Vorteile der Nutzung von AEM Forms

Unternehmen und Organisationen des öffentlichen Sektors haben Zugang zu verschiedenen Methoden, um ihre Prozesse zur Formularerstellung und -verwaltung zu verbessern. Die Implementierung von AEM Forms führt typischerweise kurzfristig zu mehreren Vorteilen:

• Formulare modern und effizient gestalten. Mit der automatisierten Formular-Konvertierung, unterstützt durch KI und maschinelles Lernen, konvertieren Sie PDF- oder XDP-Dateien in mobilfreundliche adaptive Formulare.
• Digitale Registrierungsumwandlung erhöhen. Nutzen Sie das Vorabausfüllen von Formularfeldern aus Backend-Systemen, um nahtlose Interaktionen zu ermöglichen und Abbruchraten auf Feldebene zu messen.
• Kosten für die Antragsbearbeitung senken. Durch den Einsatz durchgängiger digitaler Workflows und elektronischer Signaturen können Sie mühsame Aufgaben rationalisieren und den Papierverbrauch minimieren.
• Multichannel interaktive Kommunikation. Bieten Sie responsive und interaktive Formulare für alle Geräte und ermöglichen Sie personalisierte Erfahrungen mit dynamischen Formularfunktionen.
• Steigern Sie die Geschäftsagilität und Skalierbarkeit. Ermöglichen Sie Geschäftsanwendern, zentralisierte Formular- und Dokumentsammlungen über eine intuitive Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche zu erstellen, zu veröffentlichen und zu verwalten.
• Verbessern Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Sorgen Sie für die sichere Übertragung persönlicher Informationen durch Formulare, verschlüsseln Sie sensible Dokumente und erstellen Sie Aufzeichnungen für Audit-Trails.

Die Implementierung von AEM Forms stattet Unternehmen mit einer leistungsstarken Lösung aus, die die Formularverwaltung vereinfacht, die Benutzererfahrungen verbessert, die Effizienz steigert, die Integration erleichtert und wertvolle Dateneinblicke für eine kontinuierliche Verbesserung liefert.

Anwendungsfälle für AEM Forms

AEM Forms hat sich als wertvolles Werkzeug in verschiedenen Kontexten etabliert, indem es robuste Lösungen für die Formularverarbeitung und die Optimierung elektronischer Signaturen bietet. In einigen Fällen hat sich AEM Forms als besonders hilfreich erwiesen. Betrachten wir einige Beispiele, wofür es eingesetzt wurde.

Gesundheitswesen

• Patientenregistrierung. Erfassung demografischer Patienteninformationen und der Krankengeschichte.
• Rezeptanfragen. Ermöglichen Sie Patienten, Medikamentennachbestellungen über elektronische Formulare anzufordern.
• Einwilligungsformulare: Erleichtern Sie Unterschriften auf Formularen für medizinische Verfahren oder Behandlungen.

Finanzdienstleistungen

• Kontoeröffnung. Vereinfachtes Onboarding mit digitalen Formularen und E-Signing-Vereinbarungen.
• Kontoupdates. Kunden reichen Änderungen ihrer persönlichen Daten über Apps ein.
• Kreditanträge. Kreditnehmer füllen Anträge online aus und unterzeichnen Kreditverträge elektronisch.

Personalwesen

• Mitarbeiter-Onboarding. Digitalisierte Unterlagen für neue Mitarbeiter und Arbeitsverträge.
• Leistungsbeurteilungen. Automatisierter Leistungsbeurteilungsprozess mit elektronischen Formularen für Selbsteinschätzungen und Managerbewertungen.
• Mitarbeiteraustrittsprozess. Offboarding mit digitalen Formularen für Austrittsgespräche, Freigabeformulare und Abschlusszahlungen.

Regierung und öffentlicher Sektor

• Steuererklärungen. Privatpersonen und Unternehmen reichen Steuern online über sichere elektronische Formulare ein.
• Lizenzverlängerungen. Optimierte Lizenzverlängerung mit Online-Formularen und elektronischen Signaturen.
• Anträge auf staatliche Leistungen. Vereinfachte Antragstellung für Hilfsprogramme.

AEM Forms bietet unendliche Möglichkeiten für verschiedene Branchen. Es kann Ihrem Unternehmen helfen, formularbasierte Prozesse zu digitalisieren und zu verbessern, was zu einer besseren operativen Effizienz und Kundenzufriedenheit führt.

Fazit

Die AEM Forms Plattform bietet eine innovative und effiziente Möglichkeit, Formulare zu verwalten. Sie ermöglicht es Ihnen, sich von traditionellen Einschränkungen zu lösen und Einschreibeprozesse zu modernisieren, was zu erhöhter Effizienz und Kundenzufriedenheit führt.

Wenn Ihnen die Idee gefällt, Sie aber unsicher sind, wo Sie anfangen sollen, kontaktieren Sie uns gerne für eine Beratung. Als zuverlässiger Adobe Solution Partner hat Axamit Fachkenntnisse in der Implementierung von Experience Manager erworben. Unser Expertenteam ist bereit, Ihnen bei AEM Forms zu helfen und sicherzustellen, dass Sie diese optimal nutzen.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen AEM Forms und adaptiven Formularen?

AEM Forms bezieht sich auf die von Adobe entwickelte Softwareplattform, die es Unternehmen ermöglicht, verschiedene Arten von digitalen Formularen zu erstellen, zu verwalten und bereitzustellen. Adaptive Formulare sind eine spezifische Kategorie digitaler Formulare, die innerhalb dieser Plattform erstellt werden können.

Können AEM Forms mit anderen Adobe-Produkten wie Adobe Sign oder Adobe Experience Cloud integriert werden?

AEM Forms lässt sich mit Acrobat Sign für elektronische Signaturen und mit Adobe Experience Cloud-Anwendungen wie Adobe Analytics, Target und Campaign integrieren. Diese Integrationen helfen, Abläufe zu optimieren, die Leistung von Formularen zu analysieren und das Kundenerlebnis zu verbessern.