Wat is Adobe Experience Manager (AEM) Forms: Diepgaand overzicht

Afhaakpercentage van formulieren. Wat schuilt er achter deze metriek? Gemiste kansen. Verstoorde processen. Gefrustreerde klanten. En een team dat niet genoeg tijd heeft op een dag om alles op te lossen.

We kunnen nauwelijks zonder het invullen van formulieren in vele aspecten van onze bedrijfsvoering — van klantenwerving, via werknemersregistratie, tot het indienen van informatie bij autoriteiten. Wat zou formulieren onder alle omstandigheden een goede ervaring kunnen maken voor alle partijen?

Het gebruik van de juiste technologie zou veel helpen. De vraag is, wat is de beste tool op de markt om digitale formulieren te creëren, te beheren en te publiceren? Bij Axamit staan wij achter Adobe Experience Manager Forms, en in dit artikel geven we een overzicht van de mogelijkheden ervan om u te laten zien waarom.

Wat is Adobe Experience Manager Forms?

Samen met Sites en Assets, is Forms een van de pijlers van de uitgebreide Adobe Experience Manager oplossing voor het bouwen van websites en mobiele apps. Met AEM Forms kunt u klantervaringen creëren waarmee klanten formulieren kunnen openen, invullen, ondertekenen en retourneren met behulp van selfservice-applicaties op elk apparaat.

AEM Forms Architectuur

Vanuit technologisch oogpunt is AEM Forms een aparte module die u kunt toevoegen aan de kernsoftware van Experience Manager. Of u nu Experience Manager 6.5 lokaal (on-premises) hebt geïmplementeerd, als beheerde services, of als cloudservices, er is een geschikt Forms-softwarepakket voor uw CMS.

Aan de backend gebruikt AEM Forms services die een integraal onderdeel zijn van de kern AEM-stack, zoals een contentrepository en een workflow-engine. Het voegt ook een reeks specifieke services toe die het bijvoorbeeld mogelijk maken om PDF-documenten te creëren, samen te stellen, te distribueren en te archiveren, digitale handtekeningen toe te voegen om de toegang tot documenten te beperken, en streepjescodeformulieren te decoderen.

Aan de auteur-zijde van de AEM-app biedt de Forms-module een interface voor AEM CMS-gebruikers, ontwerpers en ontwikkelaars. Het stelt hen in staat om adaptieve formulieren in AEM te creëren en te bewerken, andere extern gemaakte formuliertypen te uploaden en deze activa te beheren met behulp van de Forms Manager-console.

Aan de publicatie-zijde van de AEM-app voegt de Forms-module functies toe die de weergave van klantgerichte formulieren op websites en mobiele apps mogelijk maken en ruwe ingediende gegevens transporteren naar verwerkings-engines.

Aan de verwerkings-zijde gaan de verzamelde ruwe gegevens naar een beveiligde, achter-de-firewall-repository en worden ze verwerkt met behulp van AEM Workflows. De workflows kunnen de uiteindelijk verwerkte gegevens ook opslaan in externe gegevensarchieven.

In wezen omvat de AEM Forms-architectuur de hoofddiensten van AEM, gespecialiseerde formulierservices, een weblaag voor het creëren en weergeven van formulieren, REST API’s voor integratie, en ondersteunt het meerdere implementatieopties.

AEM Forms Integraties

AEM Forms integreert native met andere applicaties van de Adobe Experience Cloud. Deze verbindingen bevorderen de gegevensuitwisseling binnen het Adobe-technologie-ecosysteem, breiden de mogelijkheden van uw digitale formulieren uit en helpen u klantervaringen te optimaliseren.

• With Adobe Target, you can conduct A/B testing on new versions of forms and automatically publish the ones that perform better.
  • Met Adobe Analytics kunt u analyseren hoe gebruikers omgaan met formulieren, het verlaten van formulieren op veldniveau vaststellen en inzichten verkrijgen om de conversie te verbeteren.
  • Met Adobe Sensei AI kunt u de geautomatiseerde conversie van oudere formulieren naar responsieve formulieren versnellen en herbruikbare fragmenten extraheren.
  • Met Acrobat Sign kunt u veilig elektronische handtekeningen vastleggen die wettelijk bindend zijn, om ervoor te zorgen dat de ingediende informatie authentiek is.

Bovendien biedt Adobe API’s en bijbehorende documentatie om Experience Manager Forms te verbinden met vrijwel elke externe applicatie van uw keuze. Dit maakt AEM Forms eenvoudig te implementeren in uw bestaande technologische ecosysteem.

Typen digitale formulieren in AEM

AEM Forms stelt u in staat om drie typen digitale formulieren te implementeren.

U kunt ze kiezen op basis van de use case, uw industriestandaarden of de operationele procesvolwassenheid van uw bedrijf.

Naarmate de technologische infrastructuur van uw bedrijf evolueert, kunt u geleidelijk overstappen van eenvoudige online PDF-formulieren, via volledig digitale formulieren die processen optimaliseren, naar adaptieve formulieren die zorgen voor een uitstekende ervaring voor zowel uw medewerkers als klanten.

Hoe AEM Forms werkt

Laten we ons verdiepen in de stap-voor-stap workflow van het gebruik van AEM Forms om een uitgebreid inzicht te krijgen in hoe zakelijke gebruikers formulieren in hun dagelijkse werkzaamheden benutten.

1. Een ontwerper creëert een nieuw formulier door gebruik te maken van vooraf gebouwde componenten of door een PDF-formulier om te zetten in een adaptief formulier.
2. De ontwerper beoordeelt en keurt het formulier goed met behulp van de workflow-engine.
3. Na goedkeuring wordt het formulier gepubliceerd zodat eindgebruikers er toegang toe hebben.
4. Eindgebruikers vullen het formulier in, waarbij sommige velden automatisch zijn vooringevuld.
5. Adobe Analytics monitort de interacties van gebruikers met het formulier, waarbij de tijd die op elk veld wordt besteed, wordt bijgehouden en de velden die gebruikers ertoe aanzetten het formulier te verlaten, worden geïdentificeerd.
6. Een gebruiker vult het formulier in en dient het in. Indien een handtekening vereist is, genereert de workflow van het formulier een PDF die moet worden ondertekend met Adobe Sign.
7. De ingediende gegevens worden overgedragen naar de AEM-repository of een gekoppelde database.
8. Een Document of Record (DoR) wordt aangemaakt en gearchiveerd voor toekomstige referentie.

Nu heeft u een idee van hoe AEM Forms functioneert, vanaf het creëren van formulieren tot en met de indiening en gegevensverwerking.

AEM Forms Functies en Mogelijkheden

Wat onderscheidt AEM Forms van andere oplossingen? Bekijk de lijst met functies die u in verschillende stadia van het werken met formulieren ter beschikking staan, om een idee te krijgen van hoe nuttig het kan zijn.

Formulierontwikkeling

• Gecentraliseerde inhoudsopslag. Gebruik een gecentraliseerde opslaglocatie en een gebruiksvriendelijke interface om formulieren voor zakelijke doeleinden te maken, te wijzigen en te beheren.
• Thema- en sjablooneditor. Sleep eenvoudig standaardcomponenten zoals tekstvelden, vervolgkeuzemenu’s, knoppen, grafieken en elektronische handtekeningregistratie. U kunt vooraf gemaakte stijlthema’s en formuliersjablonen gebruiken of uw eigen thema’s en sjablonen helemaal opnieuw maken.
• Herbruikbare formulierfragmenten. U kunt herbruikbare fragmenten maken, zoals adresblokvelden of standaard tekstparagrafen, en deze delen over meerdere formulieren voor eenvoudige bulkupdates.
• Lokalisatiediensten. Lokaliseer formulieren en communicatie door gebruik te maken van workflows die verbinding maken met machine- of menselijke vertaaldiensten.
• Meerkanaals voorbeeld. Voordat u publiceert, kunt u een voorbeeld bekijken van hoe formulieren worden weergegeven op verschillende apparaten en schermen.

Gebruikerservaring

• Regelgebaseerde adaptiviteit. Om het invullen van formulieren op elk apparaat gemakkelijker te maken, kunt u ze indelen in secties die automatisch worden bijgewerkt op basis van gebruikersinvoer.
• Gegevens vooraf invullen. U kunt formuliervelden vooraf invullen door te integreren met CRM-systemen en sociale logins, of door webdiensten te gebruiken om velden in te vullen op basis van eerdere gebruikersinvoer.
• Barcodescan. Om tijd te besparen met typen, biedt u gebruikers de mogelijkheid om gegevens in te voeren met een camera, barcodescanner of spraak-naar-tekst.
• ID-validatie. Leg veilige en conforme e-handtekeningen vast met naadloze integratie met Adobe Sign.
• Validatie van formuliervelden. Om fouten te minimaliseren, biedt u contextgevoelige hulp en valideert u formuliervelden zoals telefoon en adres.
• Opslaan en hervatten. Klanten kunnen hun onvolledige formulieren opslaan en later terugkeren om ze af te maken, zelfs als ze overschakelen naar een ander apparaat.

Gegevensverwerking

• Verwerkingswerkruimte. Verwerk ingediende formulieraanvragen door digitale workflows te creëren via een eenvoudige drag-and-drop interface.
• Data-integratie framework. Verbeter de snelheid van het integreren van uw back-end en apps van derden door een data framework tool te gebruiken. U kunt systeem-onafhankelijke datamodellen voor formulieren maken of out-of-the-box connectors gebruiken voor populaire CRM’s.
• Adobe Sign. Ondersteun complexe e-handtekeningvereisten, inclusief meerdere ondertekenaars, sequentiële en parallelle ondertekeningsworkflows, anonieme gebruikersondertekening en verificatie van de identiteit van de ondertekenaar.
• Digitale workflows. Gebruik documentgeneratieworkflows om automatisch officiële documenten als gebrande PDF-documenten te creëren en vervolgens te archiveren.

Met zoveel taken die gepaard gaan met gegevensverzameling en -verwerking, kan de lijst met krachtige AEM Forms-functies nog langer worden. Laten we eens kijken hoe deze krachtige oplossing uw bedrijf ten goede kan komen.

Voordelen van het gebruik van AEM Forms

Bedrijven en organisaties in de publieke sector hebben toegang tot verschillende methoden om hun processen voor het maken en beheren van formulieren te verbeteren. De implementatie van AEM Forms leidt doorgaans op korte termijn tot verschillende voordelen:

• Maak formulieren modern en efficiënt. Met geautomatiseerde formulierenconversie, mogelijk gemaakt door AI en machine learning, converteert u PDF- of XDP-bestanden naar mobielvriendelijke adaptieve formulieren.
• Verhoog de conversie van digitale inschrijvingen. Gebruik het vooraf invullen van formuliervelden vanuit back-endsystemen, wat naadloze interacties mogelijk maakt en het aantal afgebroken aanmeldingen op veldniveau meet.
• Verlaag de kosten van het verwerken van aanvragen. Door gebruik te maken van end-to-end digitale workflows en elektronische handtekeningen, kunt u vervelende taken stroomlijnen en het papierverbruik minimaliseren.
• Multichannel interactieve communicatie. Bied responsieve en interactieve formulieren voor alle apparaten en personaliseer ervaringen met dynamische formulierfuncties.
• Verhoog de bedrijfswendbaarheid en schaalbaarheid. Stel zakelijke gebruikers in staat om gecentraliseerde formulier- en documentcollecties op te stellen, te publiceren en te beheren via een intuïtieve gebruikersinterface met slepen en neerzetten.
• Verbeter de naleving van regelgeving. Zorg voor een veilige overdracht van persoonlijke informatie via formulieren, versleutel gevoelige documenten en genereer gegevens voor auditsporen.

Het implementeren van AEM Forms voorziet bedrijven van een krachtige oplossing die het formulierenbeheer vereenvoudigt, gebruikerservaringen verbetert, de efficiëntie verhoogt, integratie vergemakkelijkt en waardevolle data-inzichten biedt voor continue verbetering.

AEM Forms Gebruiksscenario’s

AEM Forms is een waardevol instrument gebleken in verschillende contexten, en biedt robuuste oplossingen voor het verwerken van formulieren en het stroomlijnen van elektronische handtekeningen. In sommige gevallen is AEM Forms bijzonder nuttig gebleken. Laten we eens kijken naar enkele voorbeelden waarvoor het is gebruikt.

Gezondheidszorg

• Patiëntregistratie. Verzamel demografische gegevens en medische geschiedenis van patiënten.
• Medicatieaanvragen. Stel patiënten in staat om herhaalrecepten aan te vragen via elektronische formulieren.
• Toestemmingsformulieren: Vergemakkelijk handtekeningen op formulieren voor medische procedures of behandelingen.

Financiële Dienstverlening

• Account openen. Vereenvoudigde onboarding met digitale formulieren en e-handtekeningovereenkomsten.
• Accountupdates. Klanten dienen wijzigingen in persoonlijke gegevens in via apps.
• Leningaanvragen. Leningnemers vullen aanvragen online in en ondertekenen leningovereenkomsten elektronisch.

Human Resources

• Onboarding van medewerkers. Gedigitaliseerde papierwerk voor nieuwe medewerkers en arbeidsovereenkomsten.
• Prestatiebeoordelingen. Geautomatiseerd prestatiebeoordelingsproces met elektronische formulieren voor zelfevaluaties en beoordelingen door managers.
• Uittredingsproces van medewerkers. Offboarding met digitale formulieren voor exitgesprekken, vrijgaveformulieren en eindafrekeningen.

Overheid en publieke sector

• Belastingaangiften. Particulieren en bedrijven dienen online belastingaangiften in via beveiligde elektronische formulieren.
• Licentieverlengingen. Gestroomlijnde licentieverlenging met online formulieren en e-handtekeningen.
• Aanvragen voor overheidsuitkeringen. Vereenvoudigde aanvraag voor hulpprogramma’s.

AEM Forms biedt eindeloze mogelijkheden voor diverse sectoren. Het kan uw bedrijf helpen formuliergebaseerde processen te digitaliseren en te verbeteren, wat leidt tot een hogere operationele efficiëntie en klanttevredenheid.

Tot slot

Het AEM Forms-platform biedt een innovatieve en efficiënte manier om formulieren te beheren. Het stelt u in staat om afstand te nemen van traditionele beperkingen en inschrijvingspraktijken te moderniseren, wat resulteert in een hogere efficiëntie en klanttevredenheid.

Als het idee u aanspreekt, maar u niet zeker weet waar te beginnen, neem dan gerust contact met ons op voor een consult. Als een betrouwbare Adobe Solution Partner heeft Axamit expertise opgebouwd in Experience Manager implementatie. Ons expertteam staat klaar om u te helpen met AEM Forms en ervoor te zorgen dat u ze optimaal benut.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen AEM Forms en adaptieve formulieren?

AEM Forms verwijst naar het softwareplatform ontwikkeld door Adobe dat bedrijven in staat stelt verschillende soorten digitale formulieren te maken, te beheren en te implementeren. Adaptieve formulieren zijn een specifieke categorie digitale formulieren die binnen dat platform kunnen worden aangemaakt.

Kan AEM Forms integreren met andere Adobe-producten, zoals Adobe Sign of Adobe Experience Cloud?

AEM Forms integreert met Acrobat Sign voor elektronische handtekeningen en met Adobe Experience Cloud-applicaties, zoals Adobe Analytics, Target en Campaign. Deze integraties helpen de bedrijfsvoering te stroomlijnen, de prestaties van formulieren te analyseren en de klantervaringen te verbeteren.