Co to jest Adobe Experience Manager (AEM) Forms: Pogłębiony przegląd

Współczynnik porzuceń formularzy. Co kryje się za tą metryką? Utracone możliwości. Niewydolne procesy. Sfrustrowani klienci. Oraz zespół, któremu brakuje czasu w ciągu dnia, aby to wszystko naprawić.

W wielu aspektach naszej działalności trudno obejść się bez wypełniania formularzy — od pozyskiwania klientów, przez rekrutację pracowników, po składanie informacji do władz. Co sprawiłoby, że formularze stałyby się dobrym doświadczeniem dla wszystkich stron, w każdych okolicznościach?

Użycie odpowiedniej technologii znacząco by pomogło. Pytanie brzmi, jakie jest najlepsze narzędzie na rynku do tworzenia, zarządzania i publikowania formularzy cyfrowych? W Axamit rekomendujemy Adobe Experience Manager Forms, a w tym artykule przedstawimy jego możliwości, aby pokazać dlaczego.

Czym jest Adobe Experience Manager Forms?

Wraz z Sites i Assets, Forms jest jednym z filarów kompleksowego rozwiązania Adobe Experience Manager do tworzenia stron internetowych i aplikacji mobilnych. Dzięki AEM Forms możesz tworzyć doświadczenia klientów, które umożliwiają im dostęp, wypełnianie, podpisywanie i przesyłanie formularzy za pomocą samoobsługowych aplikacji na dowolnym urządzeniu.

Architektura AEM Forms

Z technologicznego punktu widzenia, AEM Forms to osobny moduł, który można dodać do podstawowego oprogramowania Experience Manager. Niezależnie od tego, czy posiadasz Experience Manager 6.5 wdrożony lokalnie, w ramach usług zarządzanych, czy jako usługi chmurowe, istnieje odpowiedni pakiet oprogramowania Forms dla Twojego systemu CMS.

Po stronie backendu AEM Forms wykorzystuje usługi, które są integralną częścią podstawowego stosu AEM, na przykład repozytorium treści i silnik przepływu pracy. Dodaje również szereg specyficznych usług, które na przykład umożliwiają tworzenie, składanie, dystrybucję i archiwizowanie dokumentów PDF, dodawanie podpisów cyfrowych w celu ograniczenia dostępu do dokumentów oraz dekodowanie formularzy z kodami kreskowymi.

Po stronie Autora aplikacji AEM moduł Forms udostępnia interfejs dla użytkowników AEM CMS, projektantów i deweloperów. Umożliwia im tworzenie i edytowanie adaptacyjnych formularzy w AEM, przesyłanie innych typów formularzy stworzonych zewnętrznie oraz zarządzanie tymi zasobami za pomocą konsoli Forms Manager.

Po stronie Publikacji aplikacji AEM moduł Forms dodaje funkcje, które umożliwiają wyświetlanie formularzy dla klientów na stronach internetowych i w aplikacjach mobilnych oraz przesyłanie surowych, przesłanych danych do silników przetwarzających.

Po stronie Przetwarzania zebrane surowe dane trafiają do bezpiecznego repozytorium za zaporą sieciową i są przetwarzane za pomocą Przepływów pracy AEM. Przepływy pracy mogą również zapisywać końcowe przetworzone dane w zewnętrznych magazynach danych.

Zasadniczo architektura AEM Forms obejmuje główne usługi AEM, wyspecjalizowane usługi formularzy, warstwę internetową do tworzenia i wyświetlania formularzy, interfejsy API REST do integracji oraz obsługuje wiele opcji wdrożenia.

Integracje AEM Forms

AEM Forms integruje się natywnie z innymi aplikacjami z Adobe Experience Cloud. Te połączenia sprzyjają wymianie danych w ekosystemie technologicznym Adobe, rozszerzają możliwości Twoich cyfrowych formularzy i pomagają optymalizować doświadczenia klientów.

• With Adobe Target, you can conduct A/B testing on new versions of forms and automatically publish the ones that perform better.
  • Z Adobe Analytics możesz analizować, jak użytkownicy wchodzą w interakcje z formularzami, precyzyjnie określać moment porzucenia formularza na poziomie pola oraz uzyskiwać wglądy w celu poprawy konwersji.
  • Z Adobe Sensei AI możesz przyspieszyć automatyczną konwersję starszych formularzy w formularze responsywne oraz wyodrębniać fragmenty wielokrotnego użytku.
  • Dzięki Acrobat Sign możesz bezpiecznie zbierać prawnie wiążące podpisy elektroniczne, aby zapewnić autentyczność przesyłanych informacji.

Dodatkowo, Adobe oferuje interfejsy API i powiązaną dokumentację, aby połączyć Experience Manager Forms z niemal każdą wybraną aplikacją zewnętrzną. Dzięki temu AEM Forms można łatwo wdrożyć w istniejącym ekosystemie technologicznym.

Rodzaje formularzy cyfrowych w AEM

AEM Forms umożliwia implementację trzech typów formularzy cyfrowych.

Możesz je wybrać w oparciu o przypadek użycia, standardy branżowe lub dojrzałość procesów operacyjnych Twojej firmy.

W miarę ewolucji infrastruktury technologicznej Twojej firmy, możesz stopniowo przechodzić od prostych formularzy PDF online, poprzez w pełni cyfrowe formularze optymalizujące procesy, do formularzy adaptacyjnych, które zapewniają doskonałe doświadczenie zarówno Twoim pracownikom, jak i klientom.

Jak działa AEM Forms

Przyjrzyjmy się szczegółowo krok po kroku przepływowi pracy z AEM Forms, aby w pełni zrozumieć, jak użytkownicy biznesowi wykorzystują formularze w swojej codziennej działalności.

1. Projektant tworzy nowy formularz, wykorzystując gotowe komponenty lub konwertując formularz PDF na formularz adaptacyjny.
2. Projektant przegląda i zatwierdza formularz za pomocą silnika przepływu pracy.
3. Po zatwierdzeniu formularz zostaje opublikowany, aby był dostępny dla użytkowników końcowych.
4. Użytkownicy końcowi wypełniają formularz, mając niektóre pola automatycznie wstępnie wypełnione.
5. Adobe Analytics monitoruje interakcje użytkowników z formularzem, śledząc czas spędzony na każdym polu i identyfikując pola, które powodują, że użytkownicy porzucają formularz.
6. Użytkownik wypełnia i przesyła formularz. Jeśli wymagany jest podpis, przepływ pracy formularza generuje plik PDF do podpisania za pomocą Adobe Sign.
7. Przesłane dane są przesyłane do repozytorium AEM lub połączonej bazy danych.
8. Dokument zapisu (DoR) jest tworzony i archiwizowany do wykorzystania w przyszłości.

Masz teraz pojęcie o tym, jak działa AEM Forms, począwszy od tworzenia formularzy, aż po ich przesyłanie i przetwarzanie danych.

Funkcje i możliwości AEM Forms

Co wyróżnia AEM Forms spośród innych rozwiązań? Zapoznaj się z listą funkcji dostępnych na różnych etapach pracy z formularzami, aby zorientować się, jak bardzo mogą być pomocne.

Tworzenie formularzy

• Scentralizowane repozytorium treści. Wykorzystaj scentralizowaną lokalizację przechowywania i przyjazny dla użytkownika interfejs do tworzenia, modyfikowania i nadzorowania formularzy do celów biznesowych.
• Edytor motywów i szablonów. Wystarczy przeciągnąć i upuścić standardowe komponenty, takie jak pola tekstowe, rozwijane menu, przyciski, wykresy i pola do przechwytywania podpisu elektronicznego. Możesz używać gotowych motywów stylów i szablonów formularzy lub tworzyć własne od podstaw.
• Fragmenty formularzy wielokrotnego użytku. Możesz tworzyć fragmenty wielokrotnego użytku, takie jak pola bloku adresu lub standardowe akapity tekstu, i udostępniać je w wielu formularzach, co ułatwia masowe aktualizacje.
• Usługi lokalizacyjne. Lokalizuj formularze i komunikaty, korzystając z przepływów pracy, które łączą się z usługami tłumaczeń maszynowych lub ludzkich.
• Podgląd wielokanałowy. Przed publikacją możesz wyświetlić podgląd, jak formularze będą wyglądać na różnych urządzeniach i ekranach.

Doświadczenie użytkownika

• Adaptacyjność oparta na regułach. Aby ułatwić wypełnianie formularzy na dowolnym urządzeniu, możesz je podzielić na sekcje, które automatycznie aktualizują się na podstawie danych wprowadzonych przez użytkownika.
• Wstępne wypełnianie danych. Możesz wstępnie wypełniać pola formularzy poprzez integrację z systemami CRM i logowaniami społecznościowymi lub za pomocą usług sieciowych, aby wypełnić pola na podstawie poprzednich danych wprowadzonych przez użytkownika.
• Skanowanie kodów kreskowych. Aby zaoszczędzić czas na wpisywaniu, udostępnij użytkownikom opcje wprowadzania danych za pomocą aparatu, skanera kodów kreskowych lub zamiany mowy na tekst.
• Walidacja tożsamości. Przechwytuj bezpieczne i zgodne z przepisami podpisy elektroniczne dzięki bezproblemowej integracji z Adobe Sign.
• Walidacja pól formularza. Aby zminimalizować błędy, zapewnij pomoc kontekstową i waliduj pola formularza, takie jak telefon i adres.
• Zapisz i wznów. Klienci mogą zapisać niedokończone formularze i wrócić do ich wypełnienia później, nawet jeśli przełączą się na inne urządzenie.

Przetwarzanie danych

• Obszar roboczy przetwarzania. Przetwarzaj złożone wnioski formularzy, tworząc cyfrowe przepływy pracy za pomocą prostego interfejsu „przeciągnij i upuść”.
• Struktura integracji danych. Zwiększ szybkość integracji swoich aplikacji zaplecza i aplikacji stron trzecich, używając narzędzia do tworzenia struktur danych. Możesz tworzyć niezależne od systemu modele danych dla formularzy lub używać gotowych konektorów do popularnych systemów CRM.
• Adobe Sign. Obsługuj złożone wymagania dotyczące e-podpisów, w tym wielu sygnatariuszy, sekwencyjne i równoległe przepływy pracy podpisywania, podpisywanie przez anonimowych użytkowników oraz weryfikację tożsamości sygnatariusza.
• Cyfrowe przepływy pracy. Używaj przepływów pracy generowania dokumentów, aby automatycznie tworzyć, a następnie archiwizować oficjalne rejestry jako markowe dokumenty PDF.

Przy tak wielu zadaniach związanych ze zbieraniem i przetwarzaniem danych, lista potężnych funkcji AEM Forms może się wydłużać. Zobaczmy, jak to potężne rozwiązanie może przynieść korzyści Twojej firmie.

Korzyści z używania AEM Forms

Przedsiębiorstwa i organizacje sektora publicznego mają dostęp do różnych metod usprawniania procesów tworzenia formularzy i zarządzania nimi. Wdrożenie AEM Forms zazwyczaj prowadzi do kilku krótkoterminowych korzyści:

• Uczyń formularze nowoczesnymi i wydajnymi. Dzięki zautomatyzowanej konwersji formularzy, wspieranej przez sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe, konwertuj pliki PDF lub XDP na przyjazne dla urządzeń mobilnych formularze adaptacyjne.
• Zwiększ konwersję cyfrowych zapisów. Wykorzystaj wstępne wypełnianie pól formularzy z systemów zaplecza, umożliwiając płynne interakcje i mierzenie współczynników porzuceń na poziomie pól formularzy.
• Obniż koszty przetwarzania wniosków. Wykorzystując kompleksowe cyfrowe przepływy pracy i podpisy elektroniczne, możesz usprawnić żmudne zadania i zminimalizować zużycie papieru.
• Wielokanałowa komunikacja interaktywna. Zapewnij responsywne i interaktywne formularze dla wszystkich urządzeń oraz oferuj spersonalizowane doświadczenia dzięki dynamicznym funkcjom formularzy.
• Zwiększ zwinność i skalowalność biznesu. Umożliwiaj użytkownikom biznesowym tworzenie, publikowanie i zarządzanie scentralizowanymi kolekcjami formularzy i dokumentów za pośrednictwem intuicyjnego interfejsu użytkownika typu „przeciągnij i upuść”.
• Popraw zgodność z przepisami. Zapewnij bezpieczne przesyłanie danych osobowych za pośrednictwem formularzy, szyfruj wrażliwe dokumenty oraz generuj zapisy dla ścieżek audytu.

Wdrożenie AEM Forms zapewnia firmom potężne rozwiązanie, które upraszcza zarządzanie formularzami, poprawia doświadczenia użytkowników, zwiększa efektywność, ułatwia integrację oraz dostarcza cenne dane do ciągłego doskonalenia.

Przypadki użycia AEM Forms

AEM Forms stał się cennym narzędziem w różnych kontekstach, zapewniając solidne rozwiązania do obsługi formularzy i usprawniania podpisów elektronicznych. W niektórych przypadkach AEM Forms okazał się szczególnie pomocny. Przyjrzyjmy się kilku przykładom jego zastosowania.

Opieka zdrowotna

• Rejestracja pacjentów. Gromadzenie danych demograficznych pacjentów i historii medycznej.
• Wnioski o recepty. Umożliwienie pacjentom zamawiania powtórnych recept za pośrednictwem formularzy elektronicznych.
• Formularze zgody: Ułatwienie składania podpisów na formularzach dotyczących procedur medycznych lub leczenia.

Usługi finansowe

• Otwieranie konta. Uproszczone wdrożenie z wykorzystaniem formularzy cyfrowych i umów z podpisem elektronicznym.
• Aktualizacje konta. Klienci przesyłają zmiany w danych osobowych za pomocą aplikacji.
• Wnioski kredytowe. Kredytobiorcy wypełniają wnioski online i podpisują elektronicznie umowy kredytowe.

Zasoby ludzkie

• Wdrażanie pracowników. Zdigitalizowane dokumenty dla nowych pracowników i umowy o pracę.
• Oceny wyników. Zautomatyzowany proces oceny wyników z elektronicznymi formularzami do samooceny i oceny menedżerskiej.
• Proces zakończenia zatrudnienia. Rozwiązywanie umów o pracę z cyfrowymi formularzami do rozmów końcowych, formularzy rozliczeniowych i ostatecznych rozliczeń.

Sektor rządowy i publiczny

• Rozliczenia podatkowe. Osoby fizyczne i firmy składają zeznania podatkowe online za pośrednictwem bezpiecznych formularzy elektronicznych.
• Odnowienia licencji. Usprawnione odnawianie licencji za pomocą formularzy online i podpisów elektronicznych.
• Wnioski o świadczenia rządowe. Uproszczony proces składania wniosków o programy pomocowe.

AEM Forms oferuje nieskończone możliwości dla różnych branż. Może pomóc Twojej firmie zdigitalizować i usprawnić procesy oparte na formularzach, co prowadzi do większej efektywności operacyjnej i satysfakcji klienta.

Podsumowując

Platforma AEM Forms zapewnia innowacyjny i efektywny sposób zarządzania formularzami. Pozwala odejść od tradycyjnych ograniczeń i zmodernizować praktyki rejestracyjne, co skutkuje zwiększoną wydajnością i satysfakcją klienta.

Jeśli podoba Ci się ten pomysł, ale nie wiesz, od czego zacząć, skontaktuj się z nami w celu konsultacji. Jako niezawodny partner Adobe Solution, Axamit zdobył doświadczenie w wdrażaniu Experience Manager. Nasz zespół ekspertów jest gotowy pomóc Ci z AEM Forms i zapewnić, że wykorzystujesz je w pełni.

FAQ

Jaka jest różnica między formularzami AEM a formularzami adaptacyjnymi?

AEM Forms odnosi się do platformy oprogramowania opracowanej przez Adobe, która umożliwia firmom tworzenie, zarządzanie i wdrażanie różnego rodzaju formularzy cyfrowych. Formularze adaptacyjne to specyficzna kategoria formularzy cyfrowych, które można tworzyć w ramach tej platformy.

Czy AEM Forms może integrować się z innymi produktami Adobe, takimi jak Adobe Sign lub Adobe Experience Cloud?

AEM Forms integruje się z Acrobat Sign w celu obsługi podpisów elektronicznych oraz z aplikacjami Adobe Experience Cloud, takimi jak Adobe Analytics, Target i Campaign. Te integracje pomagają usprawnić operacje, analizować wydajność formularzy i poprawiać doświadczenia klientów.