Wat is Adobe Experience Manager (AEM) Forms: Een gedetailleerd overzicht

Afhaakpercentage van formulieren. Wat schuilt er achter deze metriek? Gemiste kansen. Inefficiënte processen. Gefrustreerde klanten. En een team dat gedurende de dag niet genoeg tijd heeft om dit allemaal op te lossen.

In veel aspecten van onze bedrijfsvoering is het invullen van formulieren onvermijdelijk — van klantenwerving en personeelsrecrutering tot het indienen van informatie bij de autoriteiten. Wat zou het invullen van formulieren een goede ervaring maken voor alle partijen onder alle omstandigheden?

Het gebruik van de juiste technologie zou aanzienlijk helpen. De vraag is: wat is de beste tool op de markt voor het creëren, beheren en publiceren van digitale formulieren? Bij Axamit vertrouwen we op Adobe Experience Manager Forms, en in dit artikel zullen we de mogelijkheden ervan presenteren om te laten zien waarom.

Wat is Adobe Experience Manager Forms?

Naast Sites en Assets, is Forms een van de pijlers van de uitgebreide oplossing Adobe Experience Manager voor het creëren van websites en mobiele applicaties. Met AEM Forms kunt u klantervaringen creëren waarmee zij formulieren kunnen openen, invullen, ondertekenen en indienen via zelfserviceapplicaties op elk apparaat.

AEM Forms Architectuur

Vanuit technologisch oogpunt is AEM Forms een aparte module die kan worden toegevoegd aan de basissoftware van Experience Manager. Ongeacht of u Experience Manager 6.5 on-premise, als beheerde services, of als cloud services hebt geïmplementeerd, is er een geschikt Forms-softwarepakket voor uw CMS.

Aan de backend-zijde maakt AEM Forms gebruik van services die integraal deel uitmaken van de fundamentele AEM stack, zoals een contentrepository en een workflow-engine. Het voegt ook een reeks specifieke services toe die bijvoorbeeld het creëren, indienen, distribueren en archiveren van PDF-documenten mogelijk maken, digitale handtekeningen toevoegen om de toegang tot documenten te beperken, en formulieren met streepjescodes decoderen.

Aan de Author-zijde van de AEM-applicatie biedt de Forms-module een interface voor AEM CMS-gebruikers, ontwerpers en ontwikkelaars. Het stelt hen in staat om adaptieve formulieren in AEM te creëren en te bewerken, andere extern gemaakte formuliertypen te uploaden en deze assets te beheren via de Forms Manager-console.

Aan de Publicatie-zijde van de AEM-applicatie voegt de Forms-module functionaliteit toe die het mogelijk maakt om klantgerichte formulieren weer te geven op websites en mobiele apps, en om onbewerkte gegevens te verzenden naar verwerkingsengines.

Aan de Verwerking-zijde worden de verzamelde onbewerkte gegevens opgeslagen in een beveiligde repository achter een firewall en verwerkt met behulp van AEM Workflows. Workflows kunnen de uiteindelijk verwerkte gegevens ook opslaan in externe datastores.

In wezen omvat de AEM Forms architectuur de belangrijkste AEM-services, gespecialiseerde formulierenservices, een weblaag voor het creëren en weergeven van formulieren, REST API’s voor integratie en ondersteunt het meerdere implementatieopties.

AEM Forms-integraties

AEM Forms integreert native met andere applicaties van Adobe Experience Cloud. Deze verbindingen bevorderen de uitwisseling van gegevens binnen het technologische ecosysteem van Adobe, breiden de mogelijkheden van uw digitale formulieren uit en helpen de klantervaring te optimaliseren.

• With Adobe Target, you can conduct A/B testing on new versions of forms and automatically publish the ones that perform better.
  • Dankzij Adobe Analytics kunt u analyseren hoe gebruikers met formulieren omgaan, nauwkeurig de plekken bepalen waar formulieren op veldniveau worden verlaten, en inzichten verkrijgen om de conversie te verbeteren.
  • Dankzij Adobe Sensei AI kunt u de automatische conversie van oude formulieren naar responsieve formulieren versnellen en herbruikbare fragmenten extraheren.
  • Met Acrobat Sign kunt u veilig juridisch bindende elektronische handtekeningen vastleggen om de authenticiteit van de ingediende informatie te waarborgen.

Bovendien biedt Adobe API’s en bijbehorende documentatie om Experience Manager Forms te verbinden met vrijwel elke gekozen externe applicatie. Hierdoor zijn AEM-formulieren eenvoudig te implementeren in uw bestaande technologische ecosysteem.

Soorten digitale formulieren in AEM

AEM-formulieren maken de implementatie van drie soorten digitale formulieren mogelijk.

U kunt ze kiezen op basis van de use case, industriestandaarden of de volwassenheid van de operationele processen van uw bedrijf.

Naarmate de technologische infrastructuur van uw bedrijf evolueert, kunt u geleidelijk overstappen van eenvoudige online PDF-formulieren, via volledig digitale procesoptimaliserende formulieren, naar adaptieve formulieren die zowel uw medewerkers als klanten een uitstekende ervaring bieden.

Hoe AEM-formulieren werken

Laten we de gedetailleerde workflow met AEM-formulieren bekijken om een uitgebreid begrip te krijgen van hoe zakelijke gebruikers formulieren in hun dagelijkse activiteiten gebruiken.

1. Een ontwerper creëert een nieuw formulier, gebruikmakend van kant-en-klare componenten of door een PDF-formulier te converteren naar een adaptief formulier.
2. De ontwerper bekijkt en keurt het formulier goed met behulp van de workflow-engine.
3. Na goedkeuring wordt het formulier gepubliceerd en is het beschikbaar voor eindgebruikers.
4. Eindgebruikers vullen het formulier in, waarbij sommige velden automatisch worden ingevuld.
5. Adobe Analytics monitort gebruikersinteracties met het formulier, door de tijd bij te houden die aan elk veld wordt besteed en de velden te identificeren die ervoor zorgen dat gebruikers het formulier verlaten.
6. De gebruiker vult en verzendt het formulier. Als een handtekening vereist is, genereert de workflow van het formulier een PDF-bestand voor ondertekening met Adobe Sign.
7. De ingediende gegevens worden overgebracht naar de AEM-repository of een gekoppelde database.
8. Er wordt een Registratiedocument (DoR) aangemaakt en gearchiveerd voor toekomstig gebruik.

Nu heeft u een idee van hoe AEM-formulieren werken, van het aanmaken van een formulier tot de indiening en gegevensverwerking.

Functies en mogelijkheden van AEM-formulieren

Wat onderscheidt AEM-formulieren van andere oplossingen? Bekijk de lijst met functies die beschikbaar zijn in de verschillende fasen van het werken met formulieren, om te zien hoe nuttig ze kunnen zijn.

Formulieren aanmaken

• Gecentraliseerde contentrepository. Maak gebruik van een gecentraliseerde opslaglocatie en een gebruiksvriendelijke interface voor het aanmaken, wijzigen en beheren van formulieren voor zakelijke doeleinden.
• Thema- en sjablooneditor. Sleep en zet eenvoudig standaardcomponenten neer, zoals tekstvelden, vervolgkeuzemenu’s, knoppen, grafieken en modules voor het vastleggen van elektronische handtekeningen. U kunt kant-en-klare stijlthema’s en formuliersjablonen gebruiken of uw eigen thema’s en sjablonen helemaal opnieuw maken.
• Herbruikbare formulierfragmenten. U kunt herbruikbare fragmenten aanmaken, zoals adresblokvelden of standaard tekstalinea’s, en deze delen over meerdere formulieren, wat massale updates vergemakkelijkt.
• Lokalisatiediensten. Localiseer formulieren en communicatie met behulp van processen die verbinding maken met machine- of menselijke vertaaldiensten.
• Omnichannel-preview. Voordat u publiceert, kunt u controleren hoe formulieren eruitzien op verschillende apparaten en schermen.

Gebruikerservaring

• Regelgebaseerde adaptiviteit. Om het invullen van formulieren op elk apparaat te vergemakkelijken, kunt u ze onderverdelen in secties die automatisch worden bijgewerkt op basis van de door de gebruiker ingevoerde gegevens.
• Gegevens vooraf invullen. U kunt formuliervelden vooraf invullen door te integreren met CRM-systemen en sociale logins, of door gebruik te maken van webservices om velden in te vullen op basis van eerder door de gebruiker ingevoerde gegevens.
• Scannen van barcodes. Om tijd te besparen bij het invoeren van gegevens, biedt u gebruikers opties voor gegevensinvoer via camera, barcodescanner of spraak-naar-tekst.
• Identiteitsvalidatie. Leg veilige en conforme elektronische handtekeningen vast dankzij naadloze integratie met Adobe Sign.
• Formulierveldvalidatie. Om fouten te minimaliseren, biedt u contextuele hulp en valideert u formuliervelden, zoals telefoon en adres.
• Opslaan en hervatten. Klanten kunnen hun onvoltooide formulieren opslaan en er later op terugkomen om ze aan te vullen, zelfs als ze overschakelen naar een ander apparaat.

Gegevensverwerking

• Verwerkingswerkruimte. Verwerk ingediende formulieraanvragen door digitale workflows te creëren met een eenvoudige “slepen en neerzetten”-interface.
• Gegevensintegratieraamwerk. Verhoog de integratiesnelheid van uw back-end en externe applicaties door gebruik te maken van een data framework tool. U kunt systeem-onafhankelijke datamodellen voor formulieren creëren of kant-en-klare connectors gebruiken voor populaire CRM-systemen.
• Adobe Sign. Ondersteun complexe e-handtekeningvereisten, waaronder meerdere ondertekenaars, sequentiële en parallelle ondertekeningsworkflows, ondertekening door anonieme gebruikers en identiteitsverificatie van de ondertekenaar.
• Digitale workflows. Gebruik documentgeneratieworkflows om officiële records automatisch te creëren en vervolgens te archiveren als merkgebonden PDF-documenten.

Met zoveel taken die te maken hebben met gegevensverzameling en -verwerking, kan de lijst met krachtige functies van AEM Forms lang zijn. Laten we eens kijken hoe deze krachtige oplossing uw bedrijf ten goede kan komen.

Voordelen van het gebruik van AEM Forms

Bedrijven en publieke sectororganisaties hebben toegang tot verschillende methoden om de processen van het creëren en beheren van formulieren te stroomlijnen. De implementatie van AEM Forms leidt doorgaans op korte termijn tot verschillende voordelen:

• Creëer moderne en efficiënte formulieren. Converteer PDF- of XDP-bestanden naar mobielvriendelijke adaptieve formulieren, dankzij geautomatiseerde formulierconversie, ondersteund door kunstmatige intelligentie en machinaal leren.
• Verhoog de conversie van digitale records. Gebruik voorinvulling van formuliervelden vanuit backend-systemen, wat naadloze interacties mogelijk maakt en het meten van drop-outpercentages op formulierveldniveau.
• Verlaag de kosten voor het verwerken van aanvragen. Door gebruik te maken van uitgebreide digitale workflows en elektronische handtekeningen, kunt u omslachtige taken stroomlijnen en het papierverbruik minimaliseren.
• Omnichannel interactieve communicatie. Zorg voor responsieve en interactieve formulieren voor alle apparaten en gepersonaliseerde ervaringen dankzij dynamische formulierfuncties.
• Verhoog de bedrijfswendbaarheid en schaalbaarheid. Stel zakelijke gebruikers in staat om gecentraliseerde collecties van formulieren en documenten te creëren, publiceren en beheren via een intuïtieve „slepen en neerzetten” gebruikersinterface.
• Verbeter de naleving van regelgeving. Zorg voor een veilige overdracht van persoonlijke gegevens via formulieren, versleutel gevoelige documenten en genereer records voor audit trails.

De implementatie van AEM Forms voorziet bedrijven van een krachtige oplossing die het formulierbeheer vereenvoudigt, de gebruikerservaring verbetert, de efficiëntie verhoogt, integratie faciliteert en waardevolle gegevens levert voor continue verbetering.

Voorbeelden van AEM Forms-toepassingen

AEM Forms is een waardevol hulpmiddel geworden in verschillende contexten, door robuuste oplossingen te bieden voor formulierverwerking en het stroomlijnen van elektronische handtekeningen. In bepaalde gevallen is AEM Forms bijzonder nuttig gebleken. Laten we enkele voorbeelden van de toepassing ervan bekijken.

Gezondheidszorg

• Patiëntregistratie. Verzamelen van demografische gegevens van patiënten en medische geschiedenis.
• Receptaanvragen. Patiënten in staat stellen herhaalrecepten te bestellen via elektronische formulieren.
• Toestemmingsformulieren: Het vergemakkelijken van het plaatsen van handtekeningen op formulieren voor medische procedures of behandelingen.

Financiële diensten

• Opening van rekeningen. Vereenvoudigde onboarding met digitale formulieren en elektronisch ondertekende overeenkomsten.
• Accountupdates. Klanten dienen wijzigingen in persoonlijke gegevens in via applicaties.
• Krediet aanvragen. Kredietnemers vullen online aanvragen in en ondertekenen kredietovereenkomsten elektronisch.

Human Resources

• Introductie van nieuwe medewerkers (onboarding). Gedigitaliseerde documenten voor nieuwe medewerkers en arbeidsovereenkomsten.
• Prestatiebeoordelingen. Geautomatiseerd prestatiebeoordelingsproces met elektronische formulieren voor zelfevaluatie en managementbeoordelingen.
• Exitproces medewerker. Offboarding met digitale formulieren voor exitgesprekken, verrekeningsformulieren en eindafrekeningen.

Overheids- en publieke sector

• Belastingaangiften. Particulieren en bedrijven dienen online belastingaangiften in via beveiligde elektronische formulieren.
• Licentieverlengingen. Gestroomlijnde licentieverlenging dankzij online formulieren en elektronische handtekeningen.
• Aanvragen voor overheidsuitkeringen. Vereenvoudigde aanvraag voor hulpprogramma’s.

AEM Forms biedt oneindige mogelijkheden voor diverse sectoren. Het kan uw bedrijf helpen bij het digitaliseren en stroomlijnen van formuliergebaseerde processen, wat leidt tot betere operationele efficiëntie en klanttevredenheid.

Kortom

Het AEM Forms-platform biedt een innovatieve en efficiënte manier om formulieren te beheren. Het stelt u in staat af te stappen van traditionele beperkingen en registratiepraktijken te moderniseren, wat resulteert in verhoogde efficiëntie en klanttevredenheid.

Als dit idee u aanspreekt, maar u niet weet waar te beginnen, neem dan contact met ons op voor een consult. Als een betrouwbare Adobe Solution Partner heeft Axamit ervaring opgedaan met de implementatie van Experience Manager. Ons team van experts staat klaar om u te helpen met AEM Forms en ervoor te zorgen dat u er het maximale uit haalt.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen AEM Forms en Adaptieve Formulieren?

AEM Forms verwijst naar het softwareplatform ontwikkeld door Adobe, dat bedrijven in staat stelt verschillende soorten digitale formulieren te creëren, beheren en implementeren. Adaptieve formulieren zijn een specifieke categorie digitale formulieren die binnen dit platform kunnen worden gemaakt.

Kan AEM Forms integreren met andere Adobe-producten, zoals Adobe Sign of Adobe Experience Cloud?

AEM Forms integreert met Acrobat Sign voor elektronische handtekeningen en met Adobe Experience Cloud-applicaties, zoals Adobe Analytics, Target en Campaign. Deze integraties helpen om de operaties te stroomlijnen, de prestaties van formulieren te analyseren en de klantervaring te verbeteren.