Wat is Adobe Experience Manager (AEM) Forms: Diepgaand overzicht

Afhaakpercentage formulieren. Wat schuilt er achter deze metriek? Gemiste kansen. Verstoorde processen. Gefrustreerde klanten. En een team dat niet genoeg tijd heeft op een dag om alles op te lossen.

We kunnen in veel aspecten van ons bedrijf nauwelijks zonder het invullen van formulieren — van klantacquisitie, via inschrijving van medewerkers, tot het indienen van informatie bij autoriteiten. Wat kan formulieren een goede ervaring maken voor alle partijen onder alle omstandigheden?

Het gebruik van de juiste technologie zou veel helpen. De vraag is, wat is de beste tool op de markt om digitale formulieren te maken, te beheren en te publiceren? Bij Axamit pleiten we voor Adobe Experience Manager Forms, en in dit artikel zullen we de mogelijkheden ervan toelichten om u te laten zien waarom.

Wat is Adobe Experience Manager Forms?

Samen met Sites en Assets, is Forms een van de pijlers van de uitgebreide Adobe Experience Manager-oplossing voor het bouwen van websites en mobiele apps. Met AEM Forms kunt u klantervaringen creëren waarmee ze formulieren kunnen openen, invullen, ondertekenen en retourneren met behulp van selfservice-applicaties op elk apparaat.

AEM Forms-architectuur

Vanuit technologisch oogpunt is AEM Forms een aparte module die u kunt toevoegen aan de kernsoftware van Experience Manager. Of u nu Experience Manager 6.5 lokaal geïmplementeerd heeft, als managed services, of als cloud services, er is een geschikt Forms-softwarepakket voor uw CMS.

Aan de backend gebruikt AEM Forms services die een integraal onderdeel zijn van de kern AEM stack, bijvoorbeeld een contentrepository en een workflowengine. Het voegt ook een reeks specifieke services toe die het bijvoorbeeld mogelijk maken om PDF-documenten te maken, samen te stellen, te distribueren en te archiveren, digitale handtekeningen toe te voegen om de toegang tot documenten te beperken, en om barcodeformulieren te decoderen.

Aan de auteurkant van de AEM-app biedt de Forms-module een interface voor AEM CMS-gebruikers, ontwerpers en ontwikkelaars. Het stelt hen in staat om adaptieve formulieren te maken en te bewerken in AEM, andere extern gemaakte formuliertypen te uploaden en deze assets te beheren via de Forms Manager-console.

Aan de publicatiekant van de AEM-app voegt de Forms-module functionaliteiten toe die het mogelijk maken om klantgerichte formulieren weer te geven op websites en mobiele apps en ruwe ingediende gegevens naar verwerkingsengines te transporteren.

Aan de verwerkingskant gaan de verzamelde ruwe gegevens naar een veilige, achter-de-firewall repository en worden verwerkt met behulp van AEM Workflows. De workflows kunnen de uiteindelijk verwerkte gegevens ook opslaan in externe datastores.

In essentie omvat de AEM Forms-architectuur de belangrijkste services van AEM, gespecialiseerde formulierservices, een weblaag voor het maken en weergeven van formulieren, REST API’s voor integratie, en ondersteunt het meerdere implementatieopties.

AEM Forms-integraties

AEM Forms integreert native met andere applicaties van de\u00a0Adobe Experience Cloud. Deze verbindingen bevorderen de gegevensuitwisseling binnen het Adobe technologie-ecosysteem, breiden de mogelijkheden van uw digitale formulieren uit en helpen u klantervaringen te optimaliseren.

• With Adobe Target, you can conduct A/B testing on new versions of forms and automatically publish the ones that perform better.
  • Met\u00a0Adobe Analytics kunt u analyseren hoe gebruikers met formulieren omgaan, het afbreken van formulieren op veldniveau vaststellen en inzichten verkrijgen om de conversie te verbeteren.
  • Met Adobe Sensei AI kunt u de geautomatiseerde conversie van oudere formulieren naar responsieve formulieren versnellen en\u00a0herbruikbare fragmenten extraheren.
  • Met Acrobat Sign kunt u veilig elektronische handtekeningen vastleggen die wettelijk bindend zijn, om zo te garanderen dat de ingediende informatie authentiek is.

Bovendien biedt Adobe API’s en bijbehorende documentatie om Experience Manager Forms te verbinden met vrijwel elke gewenste applicatie van derden. Dit maakt AEM Forms eenvoudig te implementeren in uw bestaande technologie-ecosysteem.

Soorten digitale formulieren in AEM

Met AEM Forms kunt u drie soorten digitale formulieren implementeren.

U kunt ze kiezen op basis van de use case, uw industriestandaarden of de volwassenheid van de operationele processen van uw bedrijf.

Naarmate de technologische infrastructuur van uw bedrijf evolueert, kunt u geleidelijk overstappen van eenvoudige online PDF-formulieren, via volledig digitale formulieren die processen optimaliseren, naar adaptieve formulieren die een uitstekende ervaring garanderen voor zowel uw medewerkers als uw klanten.

Hoe AEM Forms werkt

Laten we dieper ingaan op de stap-voor-stap workflow van het gebruik van AEM Forms om een uitgebreid inzicht te krijgen in hoe zakelijke gebruikers formulieren in hun dagelijkse werkzaamheden benutten.

1. Een ontwerper maakt een nieuw formulier door gebruik te maken van vooraf gebouwde componenten of door een PDF-formulier om te zetten in een adaptief formulier.
2. De ontwerper controleert en keurt het formulier goed met behulp van de workflow-engine.
3. Na goedkeuring wordt het formulier gepubliceerd zodat eindgebruikers er toegang toe hebben.
4. Eindgebruikers vullen het formulier in, waarbij sommige velden automatisch zijn vooringevuld.
5. Adobe Analytics monitort de interacties van gebruikers met het formulier, volgt de tijd die aan elk veld wordt besteed en identificeert de velden die ervoor zorgen dat gebruikers het formulier verlaten.
6. Een gebruiker vult het formulier in en dient het in. Indien een handtekening vereist is, genereert de workflow van het formulier een PDF die ondertekend moet worden met Adobe Sign.
7. De ingediende gegevens worden overgebracht naar de AEM-repository of een gekoppelde database.
8. Een Document of Record (DoR) wordt aangemaakt en gearchiveerd voor toekomstige referentie.

Nu heeft u een idee van hoe AEM Forms functioneert, vanaf het aanmaken van formulieren tot en met het indienen en verwerken van gegevens.

AEM Forms Functies en Mogelijkheden

Wat onderscheidt AEM Forms van andere oplossingen? Bekijk de lijst met functies die u in verschillende stadia van het werken met formulieren ter beschikking staan, om een idee te krijgen van hoe nuttig het kan zijn.

Formulieren maken

• Gecentraliseerde contentrepository. Gebruik een gecentraliseerde opslaglocatie en gebruiksvriendelijke interface om formulieren voor zakelijke doeleinden te bouwen, wijzigen en beheren.
• Thema- en sjablooneditor. Sleep standaardcomponenten zoals tekstvelden, vervolgkeuzemenu’s, knoppen, grafieken en elektronische handtekeningregistratie eenvoudigweg. U kunt vooraf gemaakte stijlthema’s en formuliersjablonen gebruiken of uw eigen vanaf nul creëren.
• Herbruikbare formulierfragmenten. U kunt herbruikbare fragmenten maken, zoals adresblokvelden of standaard tekstparagrafen, en deze delen over meerdere formulieren voor eenvoudige bulkupdates.
• Lokalisatiediensten. Lokaliseer formulieren en communicatie door gebruik te maken van workflows die verbinding maken met machine- of menselijke vertaaldiensten.
• Multichannel voorbeeldweergave. Voordat u publiceert, kunt u een voorbeeld bekijken van hoe formulieren op verschillende apparaten en schermen worden weergegeven.

Gebruikerservaring

• Regelgebaseerde adaptiviteit. Om het invullen van formulieren op elk apparaat gemakkelijker te maken, kunt u ze indelen in secties die automatisch worden bijgewerkt op basis van gebruikersinvoer.
• Gegevens vooraf invullen. U kunt formuliervelden vooraf invullen door te integreren met CRM-systemen en sociale logins, of door webdiensten te gebruiken om velden in te vullen op basis van eerdere gebruikersinvoer.
• Barcodescan. Om tijd te besparen op typen, kunt u gebruikers opties bieden om gegevens in te voeren met een camera, barcodescanner of spraak-naar-tekst.
• ID-validatie. Leg veilige en conforme e-handtekeningen vast met behulp van naadloze integratie met Adobe Sign.
• Validatie van formuliervelden. Om fouten te minimaliseren, kunt u contextgevoelige hulp bieden en formuliervelden zoals telefoonnummer en adres valideren.
• Opslaan en hervatten. Klanten kunnen hun onvolledige formulieren opslaan en later terugkeren om ze te voltooien, zelfs als ze overschakelen naar een ander apparaat.

Gegevensverwerking

• Verwerkingswerkruimte. Verwerk ingediende formulieraanvragen door digitale workflows te creëren via een eenvoudige ‘slepen-en-neerzetten’-interface.
• Gegevensintegratiekader. Verbeter de snelheid van de integratie van uw back-end en apps van derden door een gegevenskader-tool te gebruiken. U kunt systeem-onafhankelijke datamodellen voor formulieren maken of kant-en-klare connectors gebruiken voor populaire CRM’s.
• Adobe Sign. Ondersteun complexe e-handtekeningvereisten, inclusief meerdere ondertekenaars, sequentiële en parallelle ondertekeningsworkflows, anonieme gebruikersteken en het verifiëren van de identiteit van de ondertekenaar.
• Digitale workflows. Gebruik documentgeneratieworkflows om automatisch officiële documenten als branded PDF-documenten te maken en vervolgens te archiveren.

Met zoveel taken die betrokken zijn bij het werken met gegevensverzameling en -verwerking, kan de lijst met krachtige AEM Forms-functies doorgaan. Laten we eens kijken hoe deze krachtige oplossing uw bedrijf ten goede kan komen.

Voordelen van het gebruik van AEM Forms

Bedrijven en organisaties in de publieke sector hebben toegang tot diverse methoden om hun processen voor het maken en beheren van formulieren te verbeteren. De implementatie van AEM Forms leidt doorgaans op korte termijn tot verschillende voordelen:

• Maak formulieren modern en efficiënt. Met Automated Forms Conversion, aangedreven door AI en machine learning, converteert u PDF- of XDP-bestanden naar mobielvriendelijke Adaptieve Formulieren.
• Verhoog de conversie van digitale inschrijvingen. Gebruik het vooraf invullen van formuliervelden vanuit back-endsystemen, wat naadloze interacties mogelijk maakt en het aantal afgebroken aanvragen op veldniveau meet.
• Verlaag de kosten voor het verwerken van aanvragen. Door gebruik te maken van end-to-end digitale workflows en elektronische handtekeningen, kunt u vervelende taken stroomlijnen en het papierverbruik minimaliseren.
• Multichannel interactieve communicatie. Bied responsieve en interactieve formulieren voor alle apparaten en personaliseer ervaringen met dynamische formulierfuncties.
• Verhoog de bedrijfswendbaarheid en schaalbaarheid. Stel zakelijke gebruikers in staat om gecentraliseerde formulier- en documentcollecties te creëren, publiceren en beheren via een intuïtieve, drag-and-drop gebruikersinterface.
• Verbeter de naleving van regelgeving. Zorg voor een veilige overdracht van persoonlijke informatie via formulieren, versleutel gevoelige documenten en genereer records voor audit trails.

Het implementeren van AEM Forms voorziet bedrijven van een krachtige oplossing die het formulierbeheer vereenvoudigt, de gebruikerservaring verbetert, de efficiëntie verhoogt, integratie vergemakkelijkt en waardevolle data-inzichten biedt voor continue verbetering.

AEM Forms Gebruiksscenario’s

AEM Forms is naar voren gekomen als een waardevol hulpmiddel in diverse contexten, en biedt robuuste oplossingen voor het verwerken van formulieren en het stroomlijnen van elektronische handtekeningen. In sommige gevallen is AEM Forms bijzonder nuttig gebleken. Laten we enkele voorbeelden bekijken van waarvoor het is gebruikt.

Gezondheidszorg

• Patiëntregistratie. Leg demografische informatie en medische geschiedenis van patiënten vast.
• Medicijnaanvragen. Stel patiënten in staat om medicatieaanvullingen aan te vragen via elektronische formulieren.
• Toestemmingsformulieren: Vergemakkelijk handtekeningen op formulieren voor medische procedures of behandelingen.

Financiële Diensten

• Accountopening. Vereenvoudigde onboarding met digitale formulieren en e-ondertekening van overeenkomsten.
• Accountwijzigingen. Klanten dienen wijzigingen in persoonlijke gegevens in via apps.
• Leningaanvragen. Leners vullen online aanvragen in en ondertekenen elektronisch leningovereenkomsten.

Human Resources

• Werknemersonboarding. Gedigitaliseerd nieuw aanstellingspapierwerk en arbeidsovereenkomsten.
• Functioneringsgesprekken. Geautomatiseerd functioneringsproces met elektronische formulieren voor zelfevaluaties en beoordelingen door managers.
• Uittredingsproces werknemers. Offboarding met digitale formulieren voor exitgesprekken, vrijgaveformulieren en eindafrekeningen.

Overheid en Publieke Sector

• Belastingaangiften. Particulieren en bedrijven dienen online belastingaangiften in via veilige elektronische formulieren.
• Licentieverlengingen. Gestroomlijnde licentieverlenging met online formulieren en e-handtekeningen.
• Aanvragen voor overheidsuitkeringen. Vereenvoudigde aanvraag voor hulpprogramma’s.

AEM Forms biedt eindeloze mogelijkheden voor diverse sectoren. Het kan uw bedrijf helpen bij het digitaliseren en verbeteren van op formulieren gebaseerde processen, wat leidt tot een betere operationele efficiëntie en klanttevredenheid.

Tot slot

Het AEM Forms-platform biedt een innovatieve en efficiënte manier om formulieren te beheren. Het stelt u in staat om afstand te nemen van traditionele beperkingen en inschrijvingsprocessen te moderniseren, wat resulteert in verhoogde efficiëntie en klanttevredenheid.

Als het idee u aanspreekt maar u niet zeker weet waar u moet beginnen, neem dan gerust contact met ons op voor een consult. Als een betrouwbare Adobe Solution Partner heeft Axamit expertise opgebouwd in de implementatie van Experience Manager. Ons deskundige team staat klaar om u te helpen met AEM Forms en ervoor te zorgen dat u ze optimaal benut.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen AEM Forms en adaptieve formulieren?

AEM Forms verwijst naar het softwareplatform ontwikkeld door Adobe dat bedrijven in staat stelt om verschillende soorten digitale formulieren te creëren, beheren en implementeren. Adaptieve formulieren zijn een specifieke categorie digitale formulieren die binnen dat platform kunnen worden aangemaakt.

Kan AEM Forms integreren met andere Adobe-producten, zoals Adobe Sign of Adobe Experience Cloud?

AEM Forms integreert met Acrobat Sign voor elektronische handtekeningen en Adobe Experience Cloud-applicaties, zoals Adobe Analytics, Target en Campaign. Deze integraties helpen de bedrijfsvoering te stroomlijnen, de prestaties van formulieren te analyseren en klantervaringen te verbeteren.