Wat is Adobe Experience Manager (AEM) Forms: Uitgebreid overzicht

Afhaakpercentage formulieren. Wat schuilt er achter deze KPI? Verloren zakelijke kansen. Foutieve processen. Gefrustreerde klanten. En een team dat niet genoeg tijd op een dag heeft om alles op te lossen.

In veel aspecten van onze bedrijfsvoering kunnen we nauwelijks zonder het invullen van formulieren – van klantenwerving en werknemersregistratie tot het indienen van informatie bij overheidsinstanties. Wat zou formulieren onder alle omstandigheden een goede ervaring kunnen maken voor alle betrokkenen?

De inzet van de juiste technologie zou veel helpen. De vraag is: Wat is de beste tool op de markt om digitale formulieren te creëren, te beheren en te publiceren? Bij Axamit vertrouwen we op Adobe Experience Manager Forms, en in dit artikel zullen we de functionaliteiten ervan toelichten om u te laten zien waarom.

Wat is Adobe Experience Manager Forms?

Naast Sites en Assets is Forms een van de pijlers van de uitgebreide Adobe Experience Manager-oplossing voor het creëren van websites en mobiele apps. Met AEM Forms kunt u klantervaringen creëren waarmee zij formulieren met selfservice-applicaties op elk apparaat kunnen oproepen, invullen, ondertekenen en terugsturen.

AEM Forms-architectuur

Vanuit technologisch oogpunt is AEM Forms een aparte module die u kunt toevoegen aan de kernsoftware van Experience Manager. Of u nu Experience Manager 6.5 On-Premises, als Managed Services of als Cloud Services heeft geïmplementeerd, er is een passend Forms-softwarepakket voor uw CMS.

In de backend maakt AEM Forms gebruik van diensten die een integraal onderdeel zijn van de centrale AEM-stack, bijvoorbeeld een contentrepository en een workflow-engine. Het voegt ook een reeks specifieke diensten toe die het bijvoorbeeld mogelijk maken om PDF-documenten te creëren, samen te stellen, te distribueren en te archiveren, digitale handtekeningen toe te voegen om de toegang tot documenten te beperken, en barcodeformulieren te decoderen.

Aan de auteurszijde van de AEM-applicatie biedt de formulierenmodule een interface voor AEM CMS-gebruikers, ontwerpers en ontwikkelaars. Het stelt hen in staat om adaptieve formulieren in AEM te maken en te bewerken, extern gemaakte formuliertypen te uploaden en deze assets te beheren via de Forms Manager Console.

Aan de publicatiezijde van de AEM-applicatie voegt de formulierenmodule functionaliteiten toe die de weergave van klantgerichte formulieren op websites en mobiele applicaties mogelijk maken en ruwe ingediende gegevens overdragen aan verwerkingsengines.

Aan de verwerkingszijde komen de verzamelde ruwe gegevens in een veilige, door een firewall beschermde repository en worden verwerkt met behulp van AEM workflows. De workflows kunnen de uiteindelijk verwerkte gegevens ook opslaan in externe gegevensarchieven.

In wezen omvat de AEM Forms-architectuur de hoofddiensten van AEM, gespecialiseerde formulierdiensten, een weblaag voor het creëren en weergeven van formulieren, REST API’s voor integratie en ondersteunt het meerdere implementatieopties.

AEM Forms Integraties

AEM Forms kan van nature worden geïntegreerd met andere toepassingen van de Adobe Experience Cloud. Deze verbindingen bevorderen de gegevensuitwisseling binnen het Adobe-technologie-ecosysteem, breiden de functionaliteiten van uw digitale formulieren uit en helpen u om klantervaringen te optimaliseren.

• With Adobe Target, you can conduct A/B testing on new versions of forms and automatically publish the ones that perform better.
  • Met Adobe Analytics kunt u analyseren hoe gebruikers omgaan met formulieren, afgebroken formulieren op veldniveau identificeren en inzichten verkrijgen om de conversie te verbeteren.
  • Met Adobe Sensei AI kunt u de geautomatiseerde conversie van legacy-formulieren naar responsieve formulieren versnellen en herbruikbare fragmenten extraheren.
  • Met Acrobat Sign kunt u elektronische handtekeningen veilig vastleggen die wettelijk bindend zijn, om de authenticiteit van de verzonden informatie te waarborgen.

Bovendien biedt Adobe API’s en de bijbehorende documentatie om Experience Manager Forms te verbinden met vrijwel elke gewenste toepassing van derden. Hierdoor kunnen AEM Forms probleemloos worden geïntegreerd in uw bestaande technologie-ecosysteem.

Soorten digitale formulieren in AEM

AEM Forms maakt de implementatie van drie soorten digitale formulieren mogelijk.

U kunt ze kiezen op basis van de specifieke toepassing, industriestandaarden of de volwassenheidsgraad van de bedrijfsprocessen binnen uw organisatie.

Naarmate de technologische infrastructuur van uw bedrijf evolueert, kunt u geleidelijk overstappen van eenvoudige online PDF-formulieren, via volledig digitale formulieren die processen stroomlijnen, naar adaptieve formulieren die zowel uw medewerkers als uw klanten een uitstekende ervaring garanderen.

Hoe AEM Forms werkt

Laten we de stapsgewijze workflow van het gebruik van AEM Forms nader bekijken om een uitgebreid inzicht te krijgen in hoe zakelijke gebruikers formulieren in hun dagelijkse werk gebruiken.

1. Een ontwerper maakt een nieuw formulier door gebruik te maken van vooraf gemaakte componenten of door een PDF-formulier om te zetten naar een adaptief formulier.
2. De ontwerper controleert en keurt het formulier goed met behulp van de workflow-engine.
3. Na goedkeuring wordt het formulier beschikbaar gesteld aan eindgebruikers (gepubliceerd).
4. Eindgebruikers vullen het formulier in, waarbij sommige velden automatisch worden ingevuld.
5. Adobe Analytics monitort de interacties van gebruikers met het formulier, volgt de tijd die in elk veld wordt doorgebracht en identificeert de velden die gebruikers ertoe aanzetten het formulier te verlaten.
6. Een gebruiker vult het formulier in en dient het in. Indien een handtekening vereist is, genereert de workflow van het formulier een PDF voor ondertekening met behulp van Adobe Sign.
7. De ingediende gegevens worden overgedragen naar de AEM-repository of een gekoppelde database.
8. Een “Document of Record” (DoR) wordt aangemaakt en gearchiveerd voor toekomstige referentie.

Nu heeft u een idee van hoe AEM Forms werkt, van het aanmaken van formulieren tot het indienen en de gegevensverwerking.

Functies en mogelijkheden van AEM Forms

Wat onderscheidt AEM Forms van andere oplossingen? Bekijk de lijst met functies die u in verschillende fasen van het werken met formulieren ter beschikking staan, om een idee te krijgen van hoe nuttig het kan zijn.

Formuliercreatie

• Centrale contentrepository. Maak gebruik van een centrale opslaglocatie en een gebruiksvriendelijke interface om formulieren voor zakelijke doeleinden te creëren, te wijzigen en te beheren.
• Thema- en sjablooneditor. Sleep eenvoudig standaardcomponenten zoals tekstvelden, vervolgkeuzelijsten, knoppen, diagrammen en elektronische handtekeningvastlegging. U kunt voorgebouwde stijlthema’s en formuliersjablonen gebruiken of uw eigen thema’s en sjablonen helemaal opnieuw maken.
• Herbruikbare formulierfragmenten. U kunt herbruikbare fragmenten creëren, zoals adresblokvelden of standaardtekstalinea’s, en deze delen over meerdere formulieren voor eenvoudige massale updates.
• Lokalisatiediensten. Lokaliseer formulieren en communicatie door workflows te gebruiken die zijn gekoppeld aan machine- of menselijke vertaaldiensten.
• Multichannel-voorbeeld. Voordat u publiceert, kunt u een voorbeeld bekijken van hoe formulieren worden weergegeven op verschillende apparaten en schermen.

Gebruikerservaring

• Regelgebaseerde adaptiviteit. Om het invullen van formulieren op elk apparaat te vergemakkelijken, kunt u deze indelen in secties die automatisch worden bijgewerkt op basis van gebruikersinvoer.
• Gegevens vooraf invullen. U kunt formuliervelden vooraf invullen door te integreren met CRM-systemen en sociale logins, of webservices gebruiken om velden in te vullen op basis van eerdere gebruikersinvoer.
• Barcodescan. Om tijd te besparen bij het typen, biedt u gebruikers de mogelijkheid om gegevens in te voeren via een camera, een barcodescanner of spraakherkenning.
• ID-validatie. Verzamel veilige en conforme e-handtekeningen door naadloze integratie met Adobe Sign.
• Formulierveldvalidatie. Om fouten te minimaliseren, biedt u contextgevoelige ondersteuning en valideert u formuliervelden zoals telefoon en adres.
• Opslaan en hervatten. Klanten kunnen hun onvolledige formulieren opslaan en later terugkeren om ze te voltooien, zelfs als ze van apparaat wisselen.

Gegevensverwerking

• Verwerkingswerkruimte. Verwerk ingediende formulieraanvragen door digitale workflows te creëren via een eenvoudige drag-and-drop-interface.
• Gegevensintegratie-framework. Verbeter de snelheid van de integratie van uw backend- en externe applicaties door gebruik te maken van een data-frameworktool. U kunt systeemonafhankelijke datamodellen voor formulieren maken of kant-en-klare connectoren voor gangbare CRM’s gebruiken.
• Adobe Sign. Ondersteun complexe eisen voor elektronische handtekeningen, inclusief meerdere ondertekenaars, sequentiële en parallelle handtekeningworkflows, anonieme gebruikershandtekening en verificatie van de identiteit van de ondertekenaar.
• Digitale Workflows. Gebruik workflows voor documentcreatie om automatisch officiële documenten als gebrande PDF-documenten te genereren en deze vervolgens te archiveren.

Met zoveel taken die komen kijken bij het verzamelen en verwerken van gegevens, zou de lijst met krachtige AEM Forms-functies kunnen worden voortgezet. Laten we eens kijken hoe deze krachtige oplossing uw bedrijf kan helpen.

Voordelen van het gebruik van AEM Forms

Bedrijven en organisaties in de publieke sector hebben toegang tot verschillende methoden om hun processen voor het maken en beheren van formulieren te verbeteren. De implementatie van AEM Forms leidt doorgaans op korte termijn tot verschillende voordelen:

• Formulieren modern en efficiënt maken. Met geautomatiseerde formulierenconversie, ondersteund door AI en machinaal leren, kunnen PDF- of XDP-bestanden worden omgezet naar mobielvriendelijke Adaptive Forms.
• De digitale aanmeldconversie verhogen. Gebruik het vooraf invullen van formuliervelden vanuit backend-systemen om naadloze interacties mogelijk te maken en het meten van afhaakpercentages op formulierveldniveau.
• De kosten voor het verwerken van aanvragen verlagen. Door het gebruik van end-to-end digitale workflows en elektronische handtekeningen kunt u moeizame taken stroomlijnen en het papierverbruik minimaliseren.
• Multichannel interactieve communicatie. Bied responsieve en interactieve formulieren voor alle apparaten en gepersonaliseerde ervaringen met dynamische formulierfuncties.
• Verhoging van de bedrijfsflexibiliteit en schaalbaarheid. Stel zakelijke gebruikers in staat om gecentraliseerde formulier- en documentcollecties te creëren, publiceren en beheren via een intuïtieve drag-and-drop-gebruikersinterface.
• Verbetering van de naleving van wettelijke voorschriften. Beveilig de overdracht van persoonlijke informatie via formulieren, versleutel gevoelige documenten en creëer records voor audit trails.

De implementatie van AEM Forms voorziet bedrijven van een krachtige oplossing die het formulierbeheer vereenvoudigt, de gebruikerservaring verbetert, de efficiëntie verhoogt, de integratie vergemakkelijkt en waardevolle data-inzichten levert voor continue verbeteringen.

AEM Forms Gebruiksscenario’s

AEM Forms is in verschillende contexten een waardevol hulpmiddel gebleken, dat robuuste oplossingen biedt voor formulierbeheer en het stroomlijnen van elektronische handtekeningen. In sommige gevallen is AEM Forms bijzonder nuttig gebleken. Laten we enkele voorbeelden bekijken waarvoor het is gebruikt.

Gezondheidszorg

• Patiëntregistratie. Verzamel demografische informatie en de medische geschiedenis van patiënten.
• Receptaanvragen. Stel patiënten in staat om via elektronische formulieren medicatieaanvullingen aan te vragen.
• Toestemmingsformulieren: Vergemakkelijk handtekeningen op formulieren voor medische procedures of behandelingen.

Financiële diensten

• Rekeningopening. Vereenvoudigd onboardingproces met digitale formulieren en elektronische handtekeningovereenkomsten.
• Rekeningupdates. Klanten dienen wijzigingen in persoonlijke gegevens in via apps.
• Kredietaanvragen. Kredietnemers vullen aanvragen online in en ondertekenen kredietovereenkomsten elektronisch.

Human Resources

• Medewerker-onboarding. Digitalisering van documenten voor nieuwe aanwervingen en arbeidsovereenkomsten.
• Prestatiebeoordelingen. Geautomatiseerd prestatiebeoordelingsproces met elektronische formulieren voor zelfevaluaties en managerbeoordelingen.
• Medewerker-uitdiensttredingsproces. Offboarding met digitale formulieren voor exitgesprekken, vrijgaveformulieren en eindbetalingen.

Overheid en publieke sector

• Belastingaangiften. Particulieren en bedrijven dienen online belastingaangiften in via veilige elektronische formulieren.
• Licentieverlengingen. Geoptimaliseerde licentieverlenging met online formulieren en e-handtekeningen.
• Aanvragen voor overheidsuitkeringen. Vereenvoudigde aanvraagprocedure voor hulpprogramma’s.

AEM Forms biedt eindeloze mogelijkheden voor diverse sectoren. Het kan uw bedrijf helpen formuliergebaseerde processen te digitaliseren en te verbeteren, wat leidt tot een hogere operationele efficiëntie en klanttevredenheid.

Samenvattend

Het AEM Forms-platform biedt een innovatieve en efficiënte manier voor formulierbeheer. Het stelt u in staat om u los te maken van traditionele beperkingen en registratieprocessen te moderniseren, wat leidt tot verhoogde efficiëntie en klanttevredenheid.

Als het idee u aanspreekt, maar u niet zeker weet waar te beginnen, neem dan gerust contact met ons op voor advies. Als een betrouwbare Adobe Solution Partner heeft Axamit expertise opgebouwd in de Experience Manager-implementatie. Ons team van experts helpt u graag met AEM Forms en zorgt ervoor dat u er optimaal gebruik van maakt.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen AEM Forms en adaptieve formulieren?

AEM Forms verwijst naar het door Adobe ontwikkelde softwareplatform dat bedrijven in staat stelt verschillende soorten digitale formulieren te creëren, te beheren en aan te bieden. Adaptieve formulieren zijn een specifieke categorie digitale formulieren die binnen dit platform kunnen worden gemaakt.

Kunnen AEM Forms worden geïntegreerd met andere Adobe-producten zoals Adobe Sign of Adobe Experience Cloud?

AEM Forms kan worden geïntegreerd met Acrobat Sign voor elektronische handtekeningen en Adobe Experience Cloud-applicaties zoals Adobe Analytics, Target en Campaign. Deze integraties helpen processen te stroomlijnen, de prestaties van formulieren te analyseren en klantervaringen te verbeteren.