Wat is Adobe Experience Manager (AEM) Forms: Gedetailleerd overzicht

Formulierafhaakpercentage. Wat schuilt er achter deze meetwaarde? Gemiste kansen. Gebrekkige processen. Gefrustreerde klanten. En een team dat niet genoeg tijd heeft op een dag om alles te repareren.

We kunnen nauwelijks om het invullen van formulieren heen in veel aspecten van onze bedrijfsvoering, van klantenwerving, via werknemersregistratie, tot het indienen van informatie bij de autoriteiten. Wat zou formulieren in alle omstandigheden een goede ervaring kunnen maken voor alle partijen?

Het gebruik van de juiste technologie zou veel helpen. De vraag is: wat is de beste tool op de markt voor het creëren, beheren en publiceren van digitale formulieren? Bij Axamit staan we achter Adobe Experience Manager Forms, en in dit artikel zullen we de mogelijkheden ervan presenteren om u te laten zien waarom.

Wat is Adobe Experience Manager Forms?

Samen met Sites en Assets, is Forms een van de pijlers van de complete oplossing Adobe Experience Manager voor het creëren van websites en mobiele applicaties. Met AEM Forms kunt u klantervaringen creëren waarmee zij formulieren kunnen openen, invullen, ondertekenen en terugsturen met behulp van selfservice-applicaties op elk apparaat.

Architectuur van AEM Forms

Vanuit technologisch oogpunt is AEM Forms een afzonderlijke module die u kunt toevoegen aan de basissoftware van Experience Manager. Of u nu Experience Manager 6.5 on-premise, als beheerde services, of als cloudservices hebt geïmplementeerd, er is een Forms-softwarepakket dat geschikt is voor uw CMS.

Aan de backend-zijde gebruikt AEM Forms services die een integraal onderdeel vormen van de kern van de AEM-stack, bijvoorbeeld een inhoudsrepository en een workflow-engine. Het voegt ook een reeks specifieke services toe waarmee u bijvoorbeeld PDF-documenten kunt maken, samenstellen, distribueren en archiveren, digitale handtekeningen kunt toevoegen om de toegang tot documenten te beperken, en barcodeformulieren kunt decoderen.

Aan de Auteur zijde van de AEM-applicatie biedt de Forms-module een interface voor AEM CMS-gebruikers, ontwerpers en ontwikkelaars. Het stelt hen in staat om adaptieve formulieren in AEM te maken en te bewerken, andere extern gemaakte formuliertypen te uploaden en deze resources te beheren via de Forms Manager-console.

Aan de Publicatie zijde van de AEM-applicatie voegt de Forms-module functionaliteiten toe die het mogelijk maken om klantgerichte formulieren weer te geven op websites en mobiele applicaties en om ingediende ruwe gegevens door te sturen naar verwerkings-engines.

Wat betreft Verwerking worden de verzamelde ruwe gegevens naar een veilige opslagplaats achter de firewall geleid en verwerkt met behulp van de AEM Workflows. Workflows kunnen ook de uiteindelijke verwerkte gegevens opslaan in externe datastores.

In essentie omvat de architectuur van AEM Forms de belangrijkste AEM-services, gespecialiseerde formulierenservices, een weblaag voor het creëren en weergeven van formulieren, REST API’s voor integratie, en ondersteunt het meerdere implementatieopties.

AEM Forms Integraties

AEM Forms integreert naadloos met andere applicaties van de Adobe Experience Cloud. Deze verbindingen bevorderen de uitwisseling van gegevens binnen het technologische ecosysteem van Adobe, breiden de mogelijkheden van uw digitale formulieren uit en helpen u de klantervaring te optimaliseren.

• With Adobe Target, you can conduct A/B testing on new versions of forms and automatically publish the ones that perform better.
  • Met Adobe Analytics kunt u analyseren hoe gebruikers met formulieren omgaan, het verlaten van formulieren op veldniveau identificeren en inzichten verkrijgen om de conversie te verbeteren.
  • Met Adobe Sensei AI kunt u de geautomatiseerde conversie van oudere formulieren naar responsieve formulieren versnellen en herbruikbare fragmenten extraheren.
  • Met Acrobat Sign kunt u veilige en juridisch bindende elektronische handtekeningen vastleggen om de authenticiteit van de ingediende informatie te waarborgen.

Bovendien biedt Adobe API’s en de bijbehorende documentatie om Experience Manager Forms te verbinden met bijna elke gewenste applicatie van derden. Dit vergemakkelijkt de integratie van AEM Forms in uw bestaande technologische ecosysteem.

Typen digitale formulieren in AEM

Met AEM Forms kunt u drie soorten digitale formulieren implementeren.

U kunt ze kiezen op basis van de use case, de normen van uw branche of de volwassenheid van de bedrijfsprocessen van uw organisatie.

Naarmate de technologische infrastructuur van uw bedrijf evolueert, kunt u geleidelijk overstappen van eenvoudige online PDF-formulieren naar volledig digitale formulieren die processen optimaliseren, tot adaptieve formulieren die een uitstekende ervaring voor uw medewerkers en klanten garanderen.

Hoe AEM Forms werkt

Laten we de stap-voor-stap workflow van het gebruik van AEM Forms bekijken om een volledig begrip te krijgen van hoe zakelijke gebruikers formulieren in hun dagelijkse werkzaamheden benutten.

1. Een ontwerper creëert een nieuw formulier met behulp van reeds bestaande componenten of door een PDF-formulier om te zetten in een adaptief formulier.
2. De ontwerper controleert en keurt het formulier goed met behulp van de workflow-engine.
3. Na goedkeuring wordt het formulier gepubliceerd, zodat eindgebruikers er toegang toe hebben.
4. Eindgebruikers vullen het formulier in, waarbij sommige velden automatisch worden vooringevuld.
5. Adobe Analytics monitort de gebruikersinteracties met het formulier, door de tijd die op elk veld wordt besteed te volgen en velden te identificeren die gebruikers ertoe aanzetten het formulier te verlaten.
6. Een gebruiker vult het formulier in en dient het in. Indien een handtekening vereist is, genereert de workflow van het formulier een PDF om te ondertekenen met behulp van Adobe Sign.
7. De ingediende gegevens worden overgedragen naar de AEM-repository of een verbonden database.
8. Er wordt een Document of Record (DoR) aangemaakt en gearchiveerd voor toekomstige referentie.

U heeft nu een idee van hoe AEM Forms werkt, van het creëren van het formulier tot het indienen en verwerken van de gegevens.

Functionaliteiten en Mogelijkheden van AEM Forms

Wat onderscheidt AEM Forms van andere oplossingen? Bekijk de lijst met functies die beschikbaar zijn in verschillende fasen van het gebruik van formulieren, om een idee te krijgen van de bruikbaarheid ervan.

Formulieren maken

• Gecentraliseerde contentrepository. Gebruik een gecentraliseerde opslaglocatie en een gebruiksvriendelijke interface om formulieren te creëren, te bewerken en te beheren voor zakelijke doeleinden.
• Thema- en sjablooneditor. Sleep standaardcomponenten zoals tekstvelden, vervolgkeuzemenu’s, knoppen, afbeeldingen en het vastleggen van elektronische handtekeningen eenvoudigweg naar hun plaats. U kunt vooraf gedefinieerde stijlthema’s en formuliersjablonen gebruiken of uw eigen thema’s en sjablonen helemaal opnieuw maken.
• Herbruikbare formulierfragmenten. U kunt herbruikbare fragmenten creëren, zoals adresblokvelden of standaard tekstparagrafen, en deze delen over meerdere formulieren voor eenvoudige bulkupdates.
• Lokalisatiediensten. Localiseer formulieren en communicatie door gebruik te maken van workflows die verbinding maken met automatische of menselijke vertaaldiensten.
• Multichannel preview. Voordat u publiceert, kunt u bekijken hoe formulieren eruitzien op verschillende apparaten en schermen.

Gebruikerservaring

• Op regels gebaseerde aanpasbaarheid. Om het invullen van formulieren op elk apparaat te vergemakkelijken, kunt u ze indelen in secties die automatisch worden bijgewerkt op basis van gebruikersinvoer.
• Gegevens vooraf invullen. U kunt formuliervelden vooraf invullen door te integreren met CRM-systemen en sociale logins, of door webservices te gebruiken om de velden te vullen op basis van eerdere gebruikersinvoer.
• Barcode scannen. Om invoertijd te besparen, biedt u gebruikers de mogelijkheid om gegevens in te voeren met behulp van een camera, een barcodescanner of spraakherkenning.
• Identiteitsvalidatie. Leg veilige en conforme elektronische handtekeningen vast dankzij naadloze integratie met Adobe Sign.
• Formulierveldvalidatie. Om fouten te minimaliseren, biedt u contextuele hulp en valideert u formuliervelden zoals telefoon en adres.
• Opslaan en hervatten. Klanten kunnen hun onvolledige formulieren opslaan en er later op terugkomen om ze te voltooien, zelfs als ze van apparaat wisselen.

Gegevensverwerking

• Verwerkingswerkruimte. Verwerk ingediende formulieraanvragen door digitale workflows te creëren via een eenvoudige drag-and-drop-interface.
• Gegevensintegratie framework. Verbeter de integratiesnelheid van uw back-end en externe applicaties door een gegevensframeworktool te gebruiken. U kunt systeemagnostische gegevensmodellen maken voor formulieren of kant-en-klare connectors gebruiken voor populaire CRM’s.
• Adobe Sign. Ondersteun complexe vereisten voor elektronische handtekeningen, inclusief meerdere ondertekenaars, sequentiële en parallelle ondertekeningsworkflows, ondertekening door anonieme gebruikers en verificatie van de identiteit van de ondertekenaar.
• Digitale workflows. Gebruik workflows voor documentgeneratie om automatisch officiële dossiers aan te maken en deze vervolgens te archiveren als gepersonaliseerde PDF-documenten.

Met zoveel taken die betrokken zijn bij het verzamelen en verwerken van gegevens, kan de lijst met krachtige functies van AEM Forms behoorlijk lang worden. Laten we kijken hoe deze krachtige oplossing uw bedrijf ten goede kan komen.

Voordelen van het gebruik van AEM Forms

Bedrijven en publieke organisaties hebben toegang tot diverse methoden om hun processen voor het maken en beheren van formulieren te verbeteren. De implementatie van AEM Forms levert doorgaans meerdere voordelen op korte termijn op:

• Maak formulieren modern en efficiënt. Dankzij geautomatiseerde formulierconversie, aangedreven door AI en machine learning, converteert u PDF- of XDP-bestanden naar mobielvriendelijke adaptieve formulieren.
• Verhoog de conversieratio van digitale aanmeldingen. Gebruik het vooraf invullen van formuliervelden vanuit back-endsystemen, wat zorgt voor naadloze interacties en het meten van afhaakpercentages op formulierveldniveau.
• Verlaag de kosten voor aanvraagverwerking. Door end-to-end digitale workflows en elektronische handtekeningen te gebruiken, kunt u tijdrovende taken stroomlijnen en het papierverbruik minimaliseren.
• Interactieve multichannelcommunicatie. Bied responsieve en interactieve formulieren voor alle apparaten en zorg voor gepersonaliseerde ervaringen dankzij dynamische formulierfunctionaliteiten.
• Verhoog de bedrijfsflexibiliteit en schaalbaarheid. Stel zakelijke gebruikers in staat om gecentraliseerde collecties van formulieren en documenten te creëren, publiceren en beheren via een intuïtieve drag-and-drop gebruikersinterface.
• Verbeter de naleving van regelgeving. Zorg voor veilige overdracht van persoonlijke informatie via formulieren, versleutel gevoelige documenten en genereer records voor audit trails.

De implementatie van AEM Forms biedt bedrijven een krachtige oplossing die het formulierbeheer vereenvoudigt, de gebruikerservaring verbetert, de efficiëntie verhoogt, de integratie vergemakkelijkt en waardevolle inzichten levert voor continue verbetering.

Gebruiksscenario’s voor AEM Forms

AEM Forms is een waardevol hulpmiddel geworden in verschillende contexten, door robuuste oplossingen te bieden voor formulierbeheer en het stroomlijnen van elektronische handtekeningen. In specifieke gevallen is AEM Forms bijzonder nuttig gebleken. Laten we enkele voorbeelden van de toepassingen bekijken.

Gezondheidszorg

• Patiëntregistratie. Verzamel demografische gegevens en medische geschiedenis van patiënten.
• Aanvragen voor receptvernieuwing. Patiënten in staat stellen medicijnvernieuwingen aan te vragen via elektronische formulieren.
• Toestemmingsformulieren: Vereenvoudig handtekeningen op formulieren voor medische procedures of behandelingen.

Financiële diensten

• Accountopening. Vereenvoudigd onboarden met digitale formulieren en e-handtekeningovereenkomsten.
• Accountupdates. Klanten dienen wijzigingen in hun persoonlijke gegevens in via applicaties.
• Leningaanvragen. Leners vullen online aanvragen in en ondertekenen leningovereenkomsten elektronisch.

Human Resources

• Werknemersintegratie (Onboarding). Digitalisering van indiensttredingsdocumenten en arbeidscontracten.
• Prestatiebeoordelingen. Geautomatiseerd prestatiebeoordelingsproces met elektronische formulieren voor zelfevaluaties en beoordelingen door managers.
• Werknemersuitstroomproces. Offboarding met digitale formulieren voor exitgesprekken, vrijgaveformulieren en eindafrekeningen.

Overheid en Publieke Sector

• Belastingaangiften. Particulieren en bedrijven dienen hun belastingaangiften online in via beveiligde elektronische formulieren.
• Licentieverlengingen. Vereenvoudigde licentieverlenging met online formulieren en elektronische handtekeningen.
• Aanvragen voor overheidsuitkeringen. Vereenvoudigde aanvraag voor hulpprogramma’s.

AEM Forms biedt oneindige mogelijkheden voor diverse sectoren. Het kan uw bedrijf helpen bij het digitaliseren en verbeteren van formuliergebaseerde processen, wat resulteert in een hogere operationele efficiëntie en een grotere klanttevredenheid.

Tot slot

Het AEM Forms-platform biedt een innovatieve en efficiënte manier om formulieren te beheren. Het stelt u in staat om afstand te nemen van traditionele beperkingen en inschrijvingspraktijken te moderniseren, wat resulteert in verhoogde efficiëntie en een betere klanttevredenheid.

Als het idee u aanspreekt, maar u niet weet waar te beginnen, neem dan gerust contact met ons op voor een consult. Als betrouwbare Adobe Solution Partner heeft Axamit expertise opgebouwd in de implementatie van Experience Manager. Ons team van experts staat klaar om u te helpen met AEM Forms en ervoor te zorgen dat u ze optimaal benut.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen AEM Forms en adaptieve formulieren?

AEM Forms verwijst naar het softwareplatform ontwikkeld door Adobe dat bedrijven in staat stelt om verschillende soorten digitale formulieren te creëren, beheren en implementeren. Adaptieve formulieren zijn een specifieke categorie digitale formulieren die binnen dit platform kunnen worden gemaakt.

Kan AEM Forms integreren met andere Adobe-producten, zoals Adobe Sign of Adobe Experience Cloud?

AEM Forms integreert met Acrobat Sign voor elektronische handtekeningen en met Adobe Experience Cloud-applicaties, zoals Adobe Analytics, Target en Campaign. Deze integraties helpen om operaties te stroomlijnen, formulierprestaties te analyseren en de klantervaring te verbeteren.